W-9 je eden izmed mnogih oblik interne davčne službe, ki delodajalcem omogoča zbiranje številk davkoplačevalcev od zaposlenih. V skladu z ameriško davčno zakonodajo vlada obdavči nekatere družbe kot posameznike in ne kot poslovne subjekte. Vprašanje, ali korporacije potrebujejo W-9, je odvisno od posebnosti položaja in vrste zadevne družbe. IRS redno revidira navodila za oddajo W-9.
Obrazec W-9
Obrazec W-9 daje delodajalcu davčno identifikacijsko številko zaposlenega. Vsakdo, ki je odobren za delo v Združenih državah, vključno z državljani in tujci s stalnim prebivališčem, ima to številko. Izpolnjevanje obrazca predstavlja relativno enostavno prizadevanje, saj zahteva le malo več kot ime, naslov, davčna identifikacijska številka, davčna klasifikacija in podpis posameznika. Podjetja teh obrazcev ne vložijo pri vladi, ampak jih hranijo v datotekah zaposlenih kot referenčni list.
Vložitev W-9 s korporacijo
Ko delodajalec sklene pogodbo s podizvajalci, pogosto zahteva od podizvajalca, da izpolni in vrne obrazec W-9 za referenco. Podjetja za davčne namene uporabljajo informacije, ki jih posreduje W-9. Davčna identifikacijska številka zaposlenega podizvajalcu omogoča podjetjem - in vsem drugim delodajalcem, da ustrezno plačujejo in plačujejo davčne delavce ter poročajo IRS o vseh plačilih, ki so jih opravili podizvajalci. Banke lahko od strank zahtevajo tudi, da predložijo W-9 kot dokaz o identiteti in statusu davkoplačevalca.
Vložitev W-9 kot korporacija
V nekaterih primerih morajo korporacije vložiti obrazce W-9, kadar so za delo sklenjene pogodbe s strani drugih družb ali delodajalcev. Kadar posameznik dela v okviru družbe z omejeno odgovornostjo, kot je S Corporation, C Corporation, partnerstvo ali samostojni podjetnik, mora ta oseba vložiti W-9 kot družbo z davčno številko družbe. V takih primerih mora W-9 vsebovati davčno identifikacijsko številko družbe in ne posameznika. Vsaka oseba, ki dela kot družba, ki želi uporabiti osebno davčno identifikacijsko številko na W-9 za določeno delo, mora vložiti obrazec kot posameznik in ne kot družba.
Dodatne informacije
Za državljana Združenih držav je davčna identifikacijska številka vaša številka socialnega zavarovanja. Stalni prebivalci brez številke socialnega zavarovanja lahko pri IRS zaprosijo za davčno identifikacijsko številko. Novi prebivalci ZDA morajo pred začetkom dela pridobiti številko socialnega zavarovanja. Če podjetje sklene podizvajalske pogodbe z državljani ali prebivalci, ki niso državljani ZDA, lahko ta oseba vloži obrazec W-8 namesto obrazca W-9.
