Način, na katerega obvestite stranko, da mu ne boste več služili, lahko uniči ugled vašega podjetja. Kupci lahko zlahka izrazijo svoje mnenje o vas in vašem podjetju na internetu, zato tudi če je bil dosledno nesramen ali zahteven, morate sporočiti svoje sporočilo, ne da bi bili nespoštljivi. Pisanje pisma stranki je najboljši način za prekinitev novic, ker vam daje čas, da razmislite, kaj bi rekli in to stranki prihrani iz neprijetne javne scene.
Pismo naslovite na stranko in napišite, da vam vaše podjetje od današnjega dne ne bo več moglo služiti. Uporabite preprost, jasen, trden jezik, tako da kupec razume, da je ta odločitev dokončna in ni odprta za pogajanja, argumente ali vloge.
Obravnavajte razlog, zakaj ste se odločili, s poudarkom na pozitivnih razmerah namesto negativov. Uporabite splošni razlog, namesto da greste v posebnosti. Na primer, če kupcu dovolite iti, ker je verbalno zlorabljal vaše zaposlene, ne pišite, da je nesramen. Namesto tega recite, da vaše podjetje ne more zadovoljiti njegovih potreb in da bi mu bolje pomagalo drugo podjetje. Dejansko "potrebe" stranke vključujejo njegovo dosledno vztrajno držo, vendar mu dovolite, da misli, da ste to odločitev sprejeli z njegovimi najboljšimi interesi.
Kot alternativo uporabite bolj specifičen poslovni razlog. Na primer, stranki bi lahko povedali, da vaša baza strank raste tako hitro, da ne morete več zagotavljati kakovostnih storitev za vse vaše stranke in da morate zato pustiti nekaj. Če želite spustiti zahtevno stranko, ki vzame preveč časa, recite, da ne morete servisirati njegovega časa, da bi izpolnil njegova pričakovanja.
Ponudite nekaj navodil ali vsaj najboljše želje. Kupcu bi lahko na primer dali napotitev na drugo lokalno podjetje, ki ponuja podobno storitev kot vaša. To še posebej dobro deluje, če zmanjšujete kupce, ker vaše majhno podjetje ne more slediti povpraševanju. Stranke bodo bolj razumele, če se vam zdi, da jim boste pomagali najti zamenjavo. Če pa ste zaradi slabega odnosa kupca pustili na poti, ga ne napotujte na tekmece, ker se z njim ne bi morali ukvarjati. V primerih, kot so ti, preprosto zaprite svoje pismo z besedami: "Želim vam najboljše."
