Srečanja se redno dogajajo v poslovnem svetu, zapisniki pa so uradni dokumenti, ki se uporabljajo za evidentiranje sprejetih ukrepov in sprejetih odločitev. Ker minute postanejo uradni dokumenti v očeh družbe, je za kakršne koli spremembe, ki jih je treba narediti v zapisniku, potreben dodatek. Ko ustvarite dodatek, morate vedeti, kdaj in kako ga predložiti odboru za seje, in ga dodati v uradni zapisnik, tako da ne boste sami spreminjali teh sprememb.
Pripravite kopije uradnih zapisnikov z zadnje seje, da jih bodo lahko pregledali vsi, ki so se udeležili sestanka.
Razdelite zapisnik na naslednjem sestanku. Običajno je, da predsedujoči sestanka začne stvari končati s pregledom zapisnika prejšnjega sestanka. Vsi udeleženci morajo prebrati zapisnik in jih potrditi, preden se premaknejo naprej. Če ima kdo kaj dodati, spremeniti ali popraviti, je to primeren čas za to.
Zapišite spremembe v zapisniku. Spremembe lahko napišete neposredno na kopijo zapisnika ali si zapišete zapiske na ločen list papirja.
Dovolite vsem članom seje, da se dogovorijo o predlaganih spremembah zapisnika, ki bodo razstavljene v dodatku. Če se vsi strinjajo, lahko nadaljujete z ustvarjanjem dodatka k zapisnikom.
Po zaključku sestanka ustvarite dodatek. Najbolje je, da dodate dodatek takoj po sestanku, da bodo informacije še vedno sveže v vaših mislih. Uporabite predlogo minut, da zapišete informacije o dodatku.
Člani skupine za sestanke razpošljejo uradne zapisnike s priloženim dodatkom za njimi. Morda ne boste želeli počakati do naslednjega sestanka, če je to v prihodnosti. Namesto tega posredujte elektronsko kopijo zapisnika in dodatka skupini po elektronski pošti ter obvestite člane, da so njihove povratne informacije ali odobritev dobrodošle. Če vsi v skupini odobrijo zapisnik z dodatkom, potem to postane vaš novi delovni dokument.
Zapisnik in dodatek prinesite naslednjemu sestanku, da dobite podpis predsednika. Zapisnik postane uraden šele potem, ko se predsednik odloči za njih.
