Ko je zadolžen za organizacijo upravnega oddelka, je najbolje, da se osredotočimo na najučinkovitejše načine za izboljšanje učinkovitosti, zmanjšanje odpadkov in povečanje individualnih talentov članov upravnega osebja. Medtem ko se bodo nekateri postopki razlikovali glede na potrebe najvišjega vodstva in velikosti vaše pisarne, lahko izvajate osnovne tehnike za bolj tekoč in učinkovitejši urad.
Povečajte učinkovitost. Izvajati pristop k dejavnostim, osredotočen na učinkovitost. Organizirajte dnevne in tedenske naloge s poudarkom na visoki zmogljivosti in ne na dokončanju dolgih seznamov nalog.
Strukturirajte in vključite najpomembnejše administrativne dejavnosti vaše pisarne med višje uslužbence. Naloge višjega osebja z upravljanjem poročil o stroških in zagotavljanjem administrativne podpore enemu ali več članom uprave, ne pa celotnemu uradu.
Upravne naloge, kot so odpiranje pošte, sprejemanje telefonskih številk in tipkanje, prenesejo na začetno administrativno osebje, vključno z administrativnimi pomočniki, tajniki in pripravniki.
Dejavnosti, ki ne koristijo celotni organizaciji.Izogibajte se dejavnostim, ki ne ustrezajo ciljem, ki jih je postavilo najvišje vodstveno osebje. Na primer, prestavite prakso razporejanja osebnih potovanj v zadnjem trenutku ali prenesite nalogo na nižjega člana osebja, ki lahko prevzame in spusti naloge, ne da bi to negativno vplivalo na potek dela.
Izvajati željo uprave po spremembah. Pogosto je zmanjševanje števila zaposlenih nujna sestavina za spremembo v upravnem uradu, zlasti če upravni oddelek ne deluje kohezivno v korist celotne organizacije. Primer je pisarna, v kateri delujejo poslovodni delavci, ki delajo individualno, da bi zadostili zahtevam najvišjega vodstvenega osebja ne glede na organizacijske potrebe.
Informacije o plačah 2016 za sekretarje in upravne pomočnike
Po podatkih ameriškega urada za statistiko dela so sekretari in upravni pomočniki leta 2016 prejeli povprečno letno plačo 38.730 $. Sekretarji in administrativni pomočniki so na nižji ravni zaslužili 25 odstotkov plače v višini 30.500 dolarjev, kar pomeni, da je 75 odstotkov zaslužilo več kot ta znesek. 75-odstotna plača je 48.680 dolarjev, kar pomeni 25 odstotkov več. V letu 2016 je bilo v ZDA kot sekretarjev in administrativnih pomočnikov zaposlenih 3.990.400 oseb.
