Toliko podjetij se zanaša na recepcionarja, da določi ton za njih, vendar porabijo najmanj časa za zapolnitev tega določenega delovnega mesta, pri čemer se osredotočajo na "strokovno" osebje.
Določena vrsta osebe je namenjena srečanju in pozdravljanju strank ter odgovarjanju na telefon. Zaposleni, ki nikoli ni imel slabega povedati o nekom, je prijazen in optimističen in ljubi zadovoljiti ljudi je najbolj primeren za to mesto.
Dober recepcionar bo na telefon odgovoril z edinstvenim pridihom, s poudarkom na določeni besedi. Na telefon je treba odgovoriti z nasmehom na obrazu in resničnim zanimanjem za to, kar mora povedati oseba na drugem koncu. Tako pogosto se pisarne zanašajo na sisteme govorne pošte. To je zanesljiv način, da izgubite na vesel, prijazen, živ glas na drugem koncu linije.
Potrebujete recepcionerko, ki bo oblekla, da bo navdušila vaše stranke in se ponosila na njegovo ali njeno pisarniško področje.
Pomembno je, da je dobra recepcionarka varna za zaposlene. Če je kdo v osebju zelo zaposlen, ga mora vedeti receptorka. Receptorka, ki je obveščena, lahko pomaga zaposlenim, da se izognejo nepotrebnim v zadnjem trenutku, ne da bi zanikali zakonita imenovanja.
Primerno je, da se recepcionar pogovori s strankami, če to ni sporno. Ne želite, da bi vaša stranka prevzela recepcionarjevo filozofijo, ki bi odražala podjetje kot celoto. Splošna vprašanja in teme z majhnimi pogovori so v redu.
Receptorka bi morala biti podaljšek vaše marketinške ekipe. Spremljanje pomembnih datumov, dajanje informacij, ki jih želite vedeti vaši stranki, vendar podajanje na način, ki vašo stranko čuti posebno, je darilo, dober receptor pa ga bo imel.
Recepcionarka naj poskrbi, da so brošure podjetja na mizici za kavo in da bo lonec za kavo poln in svež, naložen bojevnik za sladkarije in da se stranke brez težav premikajo skozi recepcijo.
Če nimate vzpostavljenega skupnega koledarja, da ima receptorka dostop do ogledov načrtovanih sestankov, bi bilo dobro, da se to zgodi. To lahko storite preprosto, če ste povezani v omrežje; preprosto dovolite receptorki v vašem omrežju. Če vaš e-poštni sistem tega ne dopušča, lahko nastavite koledar na internetu in povabite vse, da objavijo sestanke, o katerih mora vedeti receptorka na spletnem mestu.
