Vsakdo lahko ceni pogled na zasedenega izvršnega direktorja na visoki ravni, ki sedi za veliko mizo, ne da bi imel kakšen kos papirja - kaj šele prahu - na vidiku. Nastopi verjamejo v resničnost, saj je ta vodja verjetno prav tako zaposlen kot vi, vendar je našel način, kako urediti svojo pisarniško delovno obremenitev. Tudi vi lahko, dokler razvijate sistem, ki deluje za vas. To lahko pomeni uporabo nekaterih "preizkušenih" tehnik, medtem ko odpuščamo druge.Ne pozabite, da ste vi kot vodja na visoki ravni in da morate prevzeti nadzor nad delovno obremenitvijo, preden prevzame nadzor nad vami.
Vzpostavite sistem za arhiviranje - elektronski in papirni - tako, da boste lahko takoj, ko boste pregledali, takoj odpravili informacije. Mnogi poslovni strokovnjaki so »glavni zlagalniki«, kar pomeni, da se nagibajo k kopičenju papirja, ki jih sčasoma preplavi. Zavežite se, da boste delali na projektu in ga potem, ko boste končali, takoj oddali. Za papirnate datoteke vzpostavite barvno kodiran datotečni sistem, pri čemer vsaka barva označuje sporočilo, ki vam je pomembno. Na primer, uveljavite tribarvni hierarhični sistem, v katerem zelena pomeni »visoka prioriteta«, rumena pomeni »zmerna prioriteta«, rdeča pa »nizka prioriteta«. Če želite zmanjšati število datotek na vaši mizi, uporabite dvobarvni sistem. Sledite enaki logiki, da ustvarite računalniško zbirko.
Ustvarite dnevni seznam opravil in ga vedno držite skupaj z vami, da boste ostali osredotočeni in na pravi poti. Opravite naloge, ko jih dokončate. Prav tako ves čas vodite koledar z vami, pri čemer morate po potrebi primerjati oba. Oglejte si seznam opravil na koncu vsakega dne in začetek vsakega novega dne, da utrdite svoje dnevne obveznosti v mislih.
Določite časovne roke in roke za vsako od teh nalog, in sicer optimistično, vendar tudi realistično. Bodite še posebej pozorni na čas, ki ga boste namenili branju in odgovarjanju na e-poštna sporočila, saj je zelo enostavno priti do zamudnega "vorteksa za e-pošto". nato se odločite, ali se boste ustrezno odzvali.
Začnite telefonske klice in sestanke z oceno njihovega trajanja - in nato gledajte uro in se držite načrta. Ljudje bodo spoštovali vašo disciplino, če boste rekli nekaj takega: »Ker vem, da smo vsi zasedeni, poskusimo kar najbolje, da ta telefonski klic ali sestanek ostane 30 minut.«
Nastavite meje za sodelavce, ki vas bodo morda poskusili ujeti v podaljšano kosilo ali dolgotrajen pogovor o njihovem grozno slepem dnevu prejšnjega dne. Medtem ko so nekatere socialne interakcije pomembne za vzpostavljanje odnosov med sodelavci, bodite previdni, da se ne iztegne iz rok in v svoj sicer dobro strukturiran delovni dan vržete loputo.
Znova preučite večopravilnost. Morda misliš, da govoriš po telefonu, pišeš e-pošto in pregleduješ tržni predlog, zaradi česar si super zaposleni, vendar pa dejansko lahko razpršiš svojo pozornost in namesto tega postane neučinkovit. Če morate, se prisilite, da se osredotočite na eno nalogo hkrati in rezultate primerjajte z načinom večopravilnega organiziranja dela.
Preden se dogovorite za prevzem nove odgovornosti, ocenite svojo trenutno delovno obremenitev. Čeprav mnogi zaposleni predvidevajo, da bi morali pospešiti in nikoli ne reči ne takim zahtevam, skrbno pretehtajte, ali imate čas za dokončanje nalog in ali jih je mogoče izpolniti po vaših visokih standardih.
Posvetujte se s svojim nadzornikom, da zagotovite, da ste na pravi poti s svojim načrtom za organizacijo dela v pisarni. Preglejte svoj „načrt ukrepov“ in zahtevajte povratne informacije.
