Ustvarjanje realističnega načrta projekta je eden največjih izzivov, s katerimi se sooča vodja projekta. Obstajajo nekatere skupne težave s časovnim načrtovanjem projektov, ki jih je mogoče predvideti in preprečiti, tako da bodo vsi, ki sodelujejo pri projektu, bolj zaupali v časovni razpored.
Ocena trajanja naloge
Najbolj osnovna in pogosta težava pri načrtovanju projektov je ocenjevanje trajanja vsake projektne naloge. Večina ljudi podcenjuje, kako dolgo jih bo nekaj vzelo, kar bo pripeljalo do razporeda, ki bo odražal le najboljši scenarij. Da bi to preprečili, lahko vsaki nalogi dodate čas, če lahko ugotovite, koliko je vaš član ekipe podcenjeval. (Mnogi ljudje dosledno podcenjujejo določen odstotek.) Ali lahko dodate nepredviden čas kot ločeno postavko v vašem urniku. Medtem ko je to včasih nerodno kot »oblazinjenje« vašega urnika, je to dejansko realen način, da bo vaš načrt natančnejši.
Prepričajte se, da ne zamudite nobenih potrebnih projektnih nalog. Preprosto je spregledati tiste, ki jih opravljajo skupine zunaj vaše projektne skupine ali tiste, za katere strokovnjak za presojo misli, da so tako očitne, da jih ni treba omenjati.
Dodeljevanje virov
Večina načrtov projektov temelji na predpostavki, da bo prava oseba na voljo točno takrat, ko bo to potrebno. Toda če vaša organizacija nima dobre metode za dodeljevanje ljudi projektom, se to morda ne bo zgodilo. Vaš urnik mora tudi realno prikazati, koliko časa lahko vsak član skupine porabi za vaš projekt, upoštevajoč druge projekte, operativno podporo ali administrativne naloge, ki jih morajo opraviti.
Določitev datuma izvajanja
V mnogih primerih je vodstvo ali zunanji dejavnik določil datum izvajanja projekta, preden razvijete urnik. Morda boste morali skrajšati čas, ki je načrtovan za nekatere naloge, da bo ustrezal potrebnemu končnemu datumu. Proaktivno sporočite sponzorju projekta vsa tveganja, povezana s temi spremembami.
Upravljanje neznanega
Neznani dogodki, kot so spremembe v poslovnem okolju ali težave z novo tehnologijo, lahko povzročijo, da projektne naloge trajajo dlje kot je bilo načrtovano. Z prepoznavanjem možnih tveganj na začetku projekta boste lahko bolje upravljali vse, kar se zgodi, in tako zmanjšali njihov vpliv na urnik.
Upravljanje sprememb
Spremembe v obsegu projekta, zahteve, ki jih je treba izpolniti, ali tehnologija, ki se uporablja, lahko motijo vaš urnik projekta. Takšne spremembe bi morale potekati skozi formalni proces upravljanja sprememb projekta, tako da se lahko sponzor projekta in stranke strinjajo s spremembami urnika, namesto da bi jih neprijetno presenetile.
Ocena velikih projektov
Velik projekt ima več soodvisnosti med nalogami in med delovnimi skupinami ali posamezniki. Ta stopnja zapletenosti otežuje napovedovanje urnika, ki bo moral vključevati čas za takšno usklajevanje.
