Skrbni pregled je v bistvu intenzivna preiskava, ki je pred pomembnim poslom ali odločitvijo. Na primer, skrbni pregled se običajno zgodi, ko ste resno zainteresirani za nakup podjetja ali potrebujete razvoj prodajne predstavitve za veliko pogodbo o zunanjem izvajanju. Čeprav je lahko postopek dolgotrajen in pogosto poteka v ozadju, so informacije, ki jih zberete in opisujejo v poročilu o skrbnem pregledu, bistvenega pomena za dobro odločitev ali oblikovanje učinkovite predstavitve.
Struktura in fokus
Tako kot pri večini drugih uradnih poročil poročilo o skrbnem pregledu vključuje cilj, povzetek, ključne ugotovitve, poglavje s priporočili in enega ali več dodatkov. Poročilo o skrbnosti, ki ga razlikuje od drugih, pa je njegov namen, osredotočenost in stopnja informacij. Ko končate aktivno fazo skrbnega pregleda - raziskovanje dejstev, zbiranje neobdelanih podatkov in osebno opazovanje - generiranje poročil organizira podatke na način, ki vam omogoča oceno obstoječega stanja, prepoznavanje tveganj in odkrivanje vprašanj, ki zagotavljajo vzvod. priložnosti.
Oblika in glas
Večina ljudi uporablja poročilo skrbnega pregleda kot referenčni material v ozadju med pogajanji o pogodbi ali ceni ali kot vir informacij za pripravo predstavitve ponudbe. Ne glede na namen, veliko tega, kar vključite v poročilo o skrbnem pregledu, so zaupne informacije, tako da poleg pisanja za ciljno občinstvo in osredotočanja na cilje, vključite samo najpomembnejše ali bistvene informacije. Uporabite formalni glas in predstavite dejstva z objektivnim, nepristranskim pisanjem in ločenimi informacijami o poročilih v ločene odseke z uporabo črk ali številk.
Cilji in povzetek
Pojasnite razloge za izvajanje skrbnega pregleda v razdelku ciljev. Čeprav je povzetek objavljen šele po ciljih poročila - in pred organom - napišite zadnji povzetek. Razlog je v tem, da bralci - najpogosteje vodilni v podjetjih - ki jih zanima ta oddelek, morda ne bodo vzeli časa za branje celotnega poročila. Povzetek morate strukturirati tako, da se bere kot poročilo v miniaturi, hkrati pa je njegova dolžina sorazmerna s preostalim delom poročila.
Ključne ugotovitve in priporočila
Michael Sisco, pisatelj in neodvisni svetovalec za IT, pravi v članku na spletni strani TechRepublic, da se morajo ključne ugotovitve osredotočiti na postavke, ki vplivajo na ceno ali tekoče poslovanje podjetja. Na primer, če pišete poročilo o skrbnem pregledu, ki ga boste uporabili za predstavitev pogodbe o zunanjem izvajanju, vključite vprašanja, ki podpirajo vašo ceno in položaj, kot so operativne razčlenitve procesov, ki poudarjajo težave glede produktivnosti in uspešnosti. Poleg tega vključite razmerja stroškov, ki razkrivajo, koliko podjetje trenutno porabi za opravljanje storitve znotraj podjetja, in prepoznavanje tveganj, kot je potreba po vlaganju še več denarja za nadgradnjo ali zamenjavo stare ali zastarele opreme. V razdelku s priporočili poudarite priložnosti za spodbujanje. Vključite stroške izvajanja, zagotovite razmerje donosnosti naložb in podajte časovni okvir za uresničitev prihrankov ali koristi za vsako priložnost.
