Skoraj vsaka organizacija se za določene funkcije zanaša na računalnike ali računalniško opremo, mnoge organizacije pa se vsakodnevno zanašajo na zaposlene. Kljub cenovnim oznakam, ki jih ti stroji nosijo, ponujajo donosnost naložbe organizacije v obliki povečanja učinkovitosti, bolj strokovnih predstavitev in celo izboljšane komunikacije.
Učinkovitost
V dneh, ko so računalniki postali vseprisotni v ameriških organizacijah, so zaposleni v vlogah s kompleksnimi funkcijami, kot so računovodstvo in analiza, pogosto morali opravljati napredne izračune z malo več kot svinčnikom, papirjem in kalkulatorjem. Zaposleni, ki so imeli nalogo oblikovati dokumente, so morali tudi ročno izdajati svoje produkcije. Računalniki so predstavili elektronski element, ki zaposlenim omogoča ustvarjanje digitalnih datotek brez pisanja na papirju, elektronske preglednice pa zaposlenim omogočajo, da opravijo zapletene matematične izračune tako, da jih preprosto vtipkajo v stroj. Ko je 4-H razširitvena organizacija v St. Paul, Minn. Leta 1986 je uvedel računalnike, v skladu z Journal of Extension, agenti so hitro spoznali povečanje učinkovitosti pri izdelavi gradiv za usposabljanje in celo ustvarjanju sporočil za javnost.
Profesionalnost
Tako kot računalniki omogočajo zaposlenim, da ustvarjajo dokumente bolj učinkovito, tudi stroji pomagajo zaposlenim, da tem dokumentom dajo prefinjen in profesionalen videz. Namesto, da na primer ročno napisani ali tipkani rokopis posredujejo lokalnemu časopisu ali publikaciji, lahko zaposleni ustvarijo dokument v programski aplikaciji, elektronsko preverijo pravopisne in slovnične napake in dokument pošljejo neposredno uredniku. Strokovnjaki za prodajo lahko uporabljajo računalnike za ustvarjanje grafov in grafikonov, ki prikazujejo prednosti svojih izdelkov in storitev, voditelji pa lahko uporabljajo računalnike za razvoj in izvajanje profesionalnih, animiranih in celo interaktivnih diaprojekcij.
Skupna raba podatkov
Na seznamu pisarniških prednosti, ki jih ponujajo računalniki, računalniška spletna stran Spam Laws večkrat priznava sposobnost računalnikov in omrežij, da olajšajo izmenjavo informacij. Zaposleni na eni lokaciji lahko ustvarjajo elektronske dokumente, zaposleni na drugi lokaciji - celo v drugi državi - pa lahko dokument dobijo šele trenutke pozneje. Ker elektronske datoteke zavzemajo le zelo majhen prostor, lahko zaposleni s seboj vzamejo tudi datoteke, ko potujejo ali elektronsko dostopajo do njih z oddaljene lokacije.
Komunikacija
Računalniki omogočajo elektronsko komunikacijo, ta oblika takojšnjega dostopa pa je nedvomno ena od najpomembnejših prednosti, ki jih računalniki lahko nudijo organizaciji. Z uporabo elektronske komunikacije, kot so elektronska pošta, takojšnje sporočanje in spletne oddaje, lahko vodje organizacij komunicirajo z zelo velikim številom zaposlenih v realnem času, ne glede na fizično lokacijo. Računalniki prav tako pomagajo olajšati elektronsko komunikacijo z drugimi pomembnimi zainteresiranimi stranmi, kot so vlagatelji in dobavitelji, stranke pa lahko uporabljajo elektronsko komunikacijo, da hitro dobijo storitev ali celo naročijo. Računalniki lahko celo pomagajo organizacijam zmanjšati stroške komuniciranja z omogočanjem video konferenc, ki zmanjšujejo fizično potovanje, ali vzpostavljanjem glasovnih povezav, ki odpravljajo potrebo po tradicionalnih telefonih.
