Zvezni zakon zahteva od delodajalcev, da odtegnejo zvezne davke na dohodek, dajatve socialne varnosti in dajatve Medicare iz plače svojih delavcev, in da plačajo lastne davke na socialno varnost in zdravstveno zavarovanje. Večina delodajalcev uporablja obrazec notranjega davčnega urada 941, da poroča, koliko so zadržali, zato se ti davki včasih imenujejo "941 davkov".
Četrtletni donos
Obrazec 941 se imenuje tudi "delodajalčeva četrtletna zvezna davčna napoved". Delodajalec vpiše 941 za vsako koledarsko četrtletje; donos je vedno na voljo en mesec po koncu četrtletja. Torej, za četrtletje od januarja do marca, vrnitev zapade 30. aprila; za april do junij je 31. julij; od julija do septembra najkasneje do 31. oktobra; Povračilo za oktober do decembra je predvideno za 31. januar. Delodajalci lahko vložijo na papir ali elektronsko.
Obrazec 941
Na obrazcu 941 delodajalec navaja število delavcev, ki so prejeli plačilo v četrtletju, skupni znesek zveznih davkov na dohodek, zadržan od njihovega plačila, in skupni znesek davkov za socialno varnost in zdravstvene dajatve - tako delež zaposlenih kot tudi delodajalčevega deleža. Obrazec dopušča nekatere prilagoditve za stvari, kot so bolniška plačila, ki jih povrne tretja oseba. Nazadnje, delodajalec navaja, koliko 941 davka je deponiral pri IRS v četrtletju.
Vloge
Delodajalci ne morejo počakati, dokler ne vložijo zahtevka za vrnitev, da pošljejo davčni denar za četrtino na IRS. Delodajalci morajo redno polagati depozite skozi vse leto. Odvisno od tega, koliko plačujejo v plačah, morajo deponirati 941 davkov z IRS enkrat na mesec ali na dva tedna. Če pa delodajalčevi neporavnani davki znašajo 100.000 dolarjev, ga mora delodajalec deponirati do naslednjega delovnega dne, ne glede na običajni urnik deponiranja. Če delodajalec preneha s polnim delom v četrtletju, kot je določeno na obrazcu 941, lahko delodajalec zahteva povračilo ali pa se preplačilo nanaša na prihodnje četrtletje. Če je premajhna, mora nadomestiti razliko, ko vloži 941; kazni in obresti.
Premisleki
Kljub "davčni napovedi" v imenu obrazca se obrazec 941 ne uporablja za poročanje in plačilo delodajalčeve zvezne davčne obveznosti. Delodajalec za to vloži ločeno letno napoved, kot je obrazec 1120 za družbo. Obrazec 941 se prav tako ne uporablja za prijavo zveznega davka za brezposelnost ali FUTA; delodajalci uporabljajo obrazec 940 za davke FUTA. Nazadnje, delodajalci s samo majhno davčno obveznostjo 941 - 1.000 $ ali manj v letu 2011 - bi lahko preskočili veliko papirjev in vložili enotno letno napoved, obrazec 944.
