Pravilno obračunavanje stroškov za plače je velik del odgovornosti vsakega računovodskega oddelka, v poslu po vsej državi in svetu. Natančna finančna evidenca je potrebna v številnih primerih, na primer pri poročanju računovodskih številk agencijam za finančno regulacijo, pri vložitvi vloge za denarno podporo in pri zahtevkih za posojila. Vodenje natančnih evidenc o stroških bo tudi pomagalo vodstvu pri sprejemanju sprejemljivih odločitev o proračunu in bo pripomoglo k spodbujanju ciklov zaposlovanja. Čeprav le malo ljudi razmišlja o plačah, dokler končno ne prispe, pripravlja plačo za polni delovni čas za druge.
Zberite časovne liste ali podrobne zapise za punch-in / punch-out in jih vnesite v programsko aplikacijo za izplačilo plač. To bo vključevalo tudi zahtevke za plačilo za bolniško / osebno plačilo, plačilo za dopust in liste za prilagoditev časa. Prepričajte se, da je časovni list odobril ustrezen vodja pred vstopom.
Dvakrat preverite časovne zapise in se prepričajte, da so razumni in točni. Ta postopek bo izključil kakršno koli možnost goljufije s časom.
Pridobite končno odobritev upravitelja pred rezanjem čekov in predložitvijo elektronskega prenosa sredstev elektronskim prenosom sredstev bančnim institucijam.
Izreži preglede in odobri transakcije EFT.
Hranite evidenco o izplačanih plačah pet let po plačilu zaposlenih.
Spremljajte dejavnosti preverjanja v živo, tudi ko so deponirane na računu zaposlenega, ko banka očisti banko in ko imate dostop do elektronske slike preverjenega pregleda. Hranite kopijo preverjenega pregleda na roki.
