Predlog oddelka se na splošno uporablja za pridobivanje sredstev za nov ali razširjen program, novo storitev ali drugačen način tekočega poslovanja, ki bo zahteval odobritev za porabo proračunskih sredstev oddelka. Biti mora dovolj kratek, da bo spoštoval čas, ki ga je sprejel organ odločanja, vendar je dovolj obsežen, da pridobi odobritev. Predlog je lahko odgovor na zahtevo za predlog (RFP) ali pa je nezahtevana.
Priprava predloga
Naredite svoje raziskave. Podrobno preberite RFP ali vodnik za oddelčne predloge. Vedite, kaj zahtevajo (format, dolžina, število oddelkov). Natančno upoštevajte navodila; ne improvizirajte.
Vedite, kdo predstavljate predlog: direktorju, upravnemu odboru ali vodji oddelka. Predlog boste morali postaviti na njihovo stališče. Predsednik uprave bo potreboval bolj strateški pogled, upravitelj pa bo potreboval več postopkovnih podrobnosti. Upravni odbor bo sestavljen iz obeh, zato je treba oba cilja dobro dokumentirati.
Preberite strateški načrt ali enakovredno. Pokazati morate, kako vaš predlog izpolnjuje strateški cilj ali ključni rezultat. Preberite vse druge ustrezne oddelčne dokumente, zlasti tiste, ki se nanašajo na območje, v katerem delate.
Razvoj predlogov
Začnite z zgodovino problema, ki ga boste rešili, ali storitve, ki jo boste predstavili. Opišite potrebo ali pripravite analizo potreb. Pokažite svoje razumevanje strukture oddelkov in kje se bo ta predlog ujemal.
Ugotovite, kakšne so koristi vašega predloga - po možnosti kvantitativno. Kvantitativno poudarite prednosti in priložnosti ter pokažite rešitve za slabosti in grožnje. Opišite možnosti in možne alternative v smislu relativnih stroškov in koristi. Izvedite analizo tveganja; vključevati pravne vidike in opredeliti rešitve za ugotovljena tveganja. Navedite želeno možnost in pokažite, zakaj.
Opredelite človeške in materialne vire, ki bodo potrebni za priporočeno možnost, tako glede števila kot stroškov. Prepričajte se, da so vse vaše trditve točne in da imate vire za dobavo rezultatov, ki jih obetate.
Jasno navedite časovni okvir dela. Vključite osnovno strukturo razčlenitve dela ali Ganttov diagram, ki sta orodje za vodenje projekta. Če jih ne poznate, poiščite kolega, ki je. Ne pozabite vključiti imen vseh sodelavcev, ki nudijo pomembno pomoč, bodisi ustno bodisi v predlogu.
Preden oddate predlog, ga postavite za 24 ur. Natančno preberite in ugotovite morebitne slabosti; zategnite slovnico. Prosite nekoga, ki mu zaupate, da ga popravi in ga po potrebi ponovno napišete.
Ustvarite povzetek. Na eni strani ali manj navedite pomembne dele predloga. Postavite to kot prvo stran. Druga stran mora biti natančen indeks ali kazalo.
Nasveti
-
Če se želite osebno predstaviti, predstaviti pred ogledalom ali predstaviti kolegu kot suho vožnjo.
Nikoli ne obljubljajte, kaj ne morete dostaviti, ali trditev, ki so neutemeljene ali neresnične.
