Veliko ljudi ne bo prebralo navodil, razen kot zadnjo možnost. Ko jih ljudje preberejo, so koristni le, če so napisani v jasnem, jedrnatem jeziku. Ko boste razumeli vašo ciljno skupino, boste bolje pripravljeni na predstavitev, ki ji bodo sledila navodila.
Preuči svojo publiko
Navodila običajno pripovedujejo bralcu, kako narediti, zgraditi, upravljati ali vzdrževati izdelek ali postopek. Najprej usposobite ciljno občinstvo, da ve, kako dobro razumejo temo. Če na primer pišete navodila za nove zaposlitve, jih morate napisati v preprostem jeziku, navodila za višje vodstvo pa lahko vključujejo več jezikov v industriji. Uporabite jezik, ki je primeren za bralce, in vključite čim več podrobnosti, ki jih potrebujejo za opravljanje naloge.
Ustvarite uvod
Zelo pogosto bralci preskočijo pripovedni uvod in se premaknejo naravnost v navodila. Eden od načinov, kako pomagati bralcem, da se premaknejo skozi predstavitve, je napisati razlago ali razlog za navodila na oštevilčenem seznamu namesto v obliki odstavka. Bralci bodo verjetno pregledali seznam. Vključite namen navodil, kdo naj prebere dokument in kaj vključuje, vsako pod ločeno postavko. Ta uvod daje bralcem tudi pojma o tem, kaj ni zajeto.
Uporabite Active Voice
Izogibajte se uporabi pasivnega glasu, kot je »Bela žica mora biti vstavljena v vtikač A.« Namesto tega napišite navodila kot ukaze, ki zahtevajo aktivni glas, na primer »Vstavite belo žico v vtič A.« Ali pišete seznam, pripovedi ali knjižice, razdelite dolge stavke z več koraki v kratka navodila, ki so navedena v razdelkih. Razdelite stavke, ki vsebujejo besedo »in« v krajše ločene stavke. Namesto pisanja »Kabel naj bo spojen in vstavljen v rdečo vtičnico«, napišite dva stavka, ki se začneta z glagoli, kot je »Splice kabel. Namestite sprijemni kabel v rdečo vtičnico. ”Jasen, drzen naslov bi lahko rekel nekaj podobnega:“ Priključite žice ”.
Ločena dejanja od pojasnjevalnih informacij
Pogosto navodila potrebujejo tudi pojasnila. Napišite razlagalne komentarje na dva načina. Krepite dejanska navodila, da bodo izstopala, ali podajte pojasnila v ločenem stolpcu za referenco. Ena taktika je, da se koraki postavijo na eno stran dokumenta, pri čemer so pojasnila v kratkem odstavku v stolpcu vzporedno. Še en učinkovitejši način je, da krepete dejanska navodila in dokončate korak s pisanjem razlage. Na primer: “Pritisnite tri sekunde rdeči gumb (krepko). To bo omogočilo aktiviranje svetlobe."
