Prireditve za zbiranje sredstev potekajo od majhnih socialnih dogodkov in tematskih galaks do javnih prireditev. Po mnenju P. Burkea Keegana, avtorja zbiranja sredstev za neprofitne organizacije, morate pred načrtovanjem dogodka prepoznati 50 odstotkov udeležencev za majhno zasebno srečanje. Za ekstravaganco bo 35 odstotkov, pravi. Čeprav obvestilo v papirju pritegne vse obiskovalce na javni dogodek v parku, dogodki, ki potrebujejo veliko finančno obveznost ali omejen seznam gostov, zahtevajo osebno povabilo, da se zagotovi prisotnost te osrednje skupine.
Izberite obliko. Rezervirajte podrobna večstranska pisma za potencialne sponzorje dogodkov ali za glavne donatorje sodišč. Za dejanski seznam gostov je prisotnost posameznika ali para še vedno glavni cilj. Za najbolj formalne dogodke izberite natisnjeno ali vgravirano kartico za enkratno uporabo. Za priložnostne dogodke obleke zadostuje natisnjeno pismo.
Odprite povabilo s pozdravom ali napovedjo vključitve. Za pismo se obrnite na povabilo s socialnim naslovom posameznika, kot so dr., G. Ali gospa. Razširite povabilo v imenu organizacije. Če povabilo ni prilagojeno, se odreči naslovu posameznika po imenu in začnite s sporočilom organizacije. Na primer: "Fundacija za zbiratelje widgetov vas vljudno vabi, da se udeležite Gala pod zvezdami."
Podrobno opišite podrobnosti dogodka. Določite obliko in namen dogodka, na primer: "Formalna večerja s prihodki v korist Outreach programa WCF." Sprejmite prejemnika z novicami o slavni osebi, ki obiskuje kot mojster slovesnosti ali glavni govornik.
Vključite čas, datum in lokacijo. Udeleženci na zahtevo se odzovejo na določenega prostovoljca ali dobrodelnega delavca ali na določen elektronski naslov.
Navedite pristojbino za registracijo. Navedite, ali je ocenjena na posameznika, stranko, mizo ali skupino. Najavite vse popuste, ki ste jih ocenili za nakup napredne vozovnice.
Dodajte glavno številko prizorišča, tako da lahko izgubljeni udeleženci pojasnijo navodila na dan dogodka. Pojasnite namen številke. Na primer, napišite »Samo smeri«. Lahko pa tudi natisnete majhen zemljevid na hrbtni strani črke ali vključite majhen zemljevid v vabilu.
Zapri s kavljem. Rally povabljeni, da se udeležijo končnega pritožbe. Spomnite jih, zakaj je dogodek pomemben. Na primer: "Rešimo pse skupaj v Orange Countyju."
