Običajno se uporabljajo v javnem sektorju. Kratki dokumenti so kratki dokumenti, ki vsebujejo povzetke določenega vprašanja in predlaganega poteka ukrepanja. V poslovnem okolju lahko izvedbeni pomočnik uporabi informativni dokument, ki ga obvešča o vprašanju, ki bo na primer obravnavano na naslednji seji odbora. V tem primeru lahko direktor pozna ozadje in kontekst zadeve ter vse nadaljnje korake, da bi lahko razpravljal o podrobnostih s člani odbora. Če želite napisati informativni dokument za nekoga v vašem podjetju, ga pazite, da bo natančen in jedrnat.
Oblika zapisa
Kot že ime pove, naj bodo kratki dokumenti kratki. Na splošno morate svoj papir shraniti na dveh straneh, da ga boste lahko brali in absorbirali. Namen informativnega dokumenta je seznaniti prejemnika s kompleksnim vprašanjem, zagotoviti kontekst na visoki ravni in vključiti priporočila za nadaljnje ukrepanje. To mu pomaga, da se zaveda pomembnosti, da lahko sprejme kakršne koli potrebne odločitve ali opravi s tem povezane naloge. Kratki dokumenti so napisani v jasnem, preprostem jeziku in pogosto vključujejo točke z oznakami namesto zgoščenih odstavkov, tako da jih je enostavno pregledati.
Začetek informativnega dokumenta
Na vrh vključite ime osebe, ki jo napišete, trenutni datum in predmet obvestila. Številne informativne napotke se začnejo z razdelkom »Namen«, ki se uporablja za identifikacijo razloga za opombo. To bo pomagalo bralcu opozoriti, zakaj so jim te informacije pomembne.
Namen tega dokumenta je obvestiti predsednika o podrobnostih, ki se nanašajo na policijski incident v našem uradu v Saint Louisu 3. septembra. Ker je incident postal nacionalna novica, lahko predsednik prejme vprašanja članov medijev.
Poleg tega lahko nekatere informativne napotke začnete z oddelkom »Vprašanja«, kjer lahko vključite kakršne koli težave, ki jih je treba rešiti.
Glavni del referata
Vsebina informativnega dokumenta mora vključevati poglavje o „ključnih premislekih“, kjer lahko zabeležite kontekst ali ozadje vprašanja in vse pomembne informacije, ki jih mora bralec poznati.
Kaj je treba upoštevati: storilec ni in nikoli ni bil zaposlen v tem podjetju. Deloval je sam, brez pomoči kogarkoli v našem objektu. Medtem ko so zaposleni odprli varna vrata, so to storili pod pritiskom in v skladu z varnostnimi postopki. Trije zaposleni bodo okrašeni s policijsko službo v Saint Louisu za njihovo pogumnost, da bi pomagali ublažiti storilca.
Nato v poglavju »Naslednji koraki« opišite predlagani potek ukrepanja. Tu lahko vključite možne rezultate in scenarije, ki temeljijo na razpoložljivih rešitvah.
Pomoč pri odzivu
Nekateri dokumenti vključujejo tudi »Opombe o govorjenju«. Tu lahko vključite posebne točke, ki jih mora bralec obravnavati, če govorijo ali imajo sestanek v zvezi s temo. Namesto pisanja govora, ki bi ga morali prebrati, je bolje vključiti kratke točke z vsemi temami, ki bi jih morali omeniti. To jim bo pomagalo razložiti zadevo z lastnimi besedami.
Na koncu svojega informativnega dokumenta vključite svoje kontaktne podatke, tako da bo bralec z lahkoto prišel do vas, če bodo imeli kakršna koli vprašanja.
