Ko se gradbeni projekt predloži v ponudbo, njegov lastnik išče odgovornega in usposobljenega izvajalca, da opravi delo po razumni ceni. Ponudbeni postopek zagotavlja, da potencialni ponudniki delujejo na podlagi istih informacij, kar vodi k zmožnosti primerjave ne le cen, ampak temeljitosti ponudbe.
Možnosti za uspešen izid projekta se močno povečajo, ko lastnik pripravi popolne in dejanske informacije za ponudnike. Te informacije se imenujejo ponudbeni paket ali ponudbeni dokumenti. Ti dokumenti vključujejo projektne načrte, specifikacije, seznam količin, podatke o časovnem razporedu in podatke o kateri koli posebni opremi ali izdelkih, ki se bodo uporabljali. Vključene so tudi ustrezne informacije o pogojih na kraju samem. Kopija pogodbe, ki jo je treba podpisati, je pogosto del paketa, ki omogoča podjetjem, ki želijo ponudbo, tudi čas, da ga pregledajo. Ponudbena dokumentacija, ki je združena, običajno postane del pogodbe uspešnega ponudnika. Količine ponudb in cene na enoto nadzorujejo, koliko denarja je treba plačati v teku v času trajanja projekta.
Javne ponudbe ali tiste z agencijo ali vladnim lastnikom sledijo različnim pravilom kot zasebne ponudbe. Oglaševati jih je treba vnaprej in vsem usposobljenim izvajalcem omogočajo, da ponudijo, če to želijo. Zasebni lastniki se lahko odločijo, da bodo postopek omejili na izvajalce, ki so jih izbrali kot ponudnike.
Ko ponudniki prejmejo pakete ponudb, izostrijo svoje svinčnike ali poženejo svojo programsko opremo za ocenjevanje ter določijo materialne stroške in razpoložljivost, delo in opremo, ki bo potrebna, vrstni red dela in zahteve za načrtovanje. Včasih se pojavijo težave, ko razmišljajo o projektu. Primer bi bil ugotovitev, da ima pomemben sestavni del dolg rok za dostavo, ki bo v nasprotju z želenim načrtom gradnje lastnika. Druga značilna težava se pojavi, ko se količine, ki jih priskrbi lastnik, ne ujemajo s količinami, ki jih je ponudnik ocenil. Vprašanja so naslovljena tako, da od lastnika zahtevajo pojasnila. Odgovorni lastnik bo odgovoril na ta vprašanja in izmenjal nove ali posodobljene informacije z vsemi ponudniki.
Obiski mest so pogosto urejeni tako, da omogočajo izvajalcem, da prepoznajo morebitne težave, ki so lahko drage, kot so težave z dostopom ali konflikti z obstoječimi strukturami ali izboljšavami.
Ko prispe datum ponudbe, lahko državne agencije javno odprejo ali ne. Nekatere agencije pooblastijo, da se ponudba dodeli najnižje odzivnemu ponudniku. To je včasih problematično, ker je ponudnik z nizko ceno morda naredil napako ali drugače napačno izračunal dejanske stroške projekta, kar lahko privede do rezanja vogalov ali slabega dela med gradnjo. Zasebni lastniki običajno nimajo javnih razpisov. Imajo veliko diskrecijsko pravico, da za izbiro izvajalca uporabljajo drugačna merila kot ceno. En izvajalec ima lahko višjo ceno, vendar je lahko določil učinkovitost načrtovanja, da bi na primer projekt dosegel hitreje.
Ne glede na to, kateri postopek se izvaja, je javni ali zasebni, se ponudbe ovrednotijo glede popolnosti. Izvajalec, ki je na primer izključil nekaj dela, se lahko šteje za "neprimerno" in to ponudbo je mogoče zavrniti. Informacije, ki so bile zahtevane, vendar niso bile posredovane, morda v zvezi z zavarovanjem ali seznamom prejšnjih projektov, so lahko tudi razlog za zavrnitev ponudbe. Izvajalci morajo skrbno vključiti vse zahtevane dokumente.
Na koncu dobro vodenega postopka ponudb ponudnikom dajejo ciljna merila, ciljna merila za jabolka in jabolka, da izberejo najboljšega izvajalca za delo.
