Za učinkovito pisanje poslovnih poročil obstajajo številne značilnosti. Na primer, upravljavci morajo vnaprej opisati svoja poročila, tako da vključujejo vse potrebne informacije. Poleg tega morajo menedžerji pojasniti posebne izraze ali besede, ki so zunaj običajne bralske baze znanja. Vendar pa pet ključnih značilnosti nagiba k poudarjanju najučinkovitejših poslovnih poročil.
Popolnost
Poročila morajo biti popolna, kar želijo posredovati. Najboljši način za zagotovitev popolnega pisanja poročila je, da poskrbite, da boste zajeli vse svoje cilje. Na primer, cilji poročila o tržnih raziskavah so lahko določanje ravni zadovoljstva strank z izdelki, cenami in storitvami za stranke. Poleg tega lahko vaš cilj vključuje ugotovitev, zakaj so nekatere stranke prenehale kupovati vaše izdelke ali storitve. Struktura tipičnega poslovnega poročila vključuje uvod, telo in zaključek. Vključite tudi povzetek za upravljavce ali sodelavce, ki imajo samo čas za pregled rezultatov vašega poročila. Uporabite točke v svojem povzetku in izpostavite samo najpomembnejše točke ali ugotovitve.
Točnost
Vaša poročila morajo biti vedno točna, kadar navajate dejstva ali številke. Na primer, vodje trženja bodo morda želeli v svojih poročilih vključiti finančne informacije. Finančni direktor lahko upravitelju tržnih raziskav zagotovi četrtletne podatke o prodaji in dobičku za dve različni leti. Vodja tržnih raziskav mora natančno poročati o prodaji in dobičku, ko jih vključi v poročilo. Podobno boste morali podpreti nekatere izjave s sklicevanjem. Zato se morate prepričati, da v celoti razumete izjave drugega avtorja, preden se nanje sklicujete.
Uporaba preprostega jezika
Sporočilo v vašem poročilu mora biti preprosto, glede na spletno stran Podjetnik. Poročila napišite tako, kot da naslovite nekoga z nižjo izobrazbo. Uporabite preproste besede in razlage za abstraktne ideje ali teme. Vodja se mora izogibati tudi uporabi tehničnih izrazov pri obravnavanju članov občinstva izven svojega področja. Na primer, tržni raziskovalni poklici bi morali uporabiti besede, kot so "večkratna izbira" in "zapolni prazno" namesto izrazov tržnih raziskav "odprt" in "zaprt". Prav tako imejte kratke in kratke povedi.
Pravilno črkovanje, ločevanje in glagol
Preprosto ni nobenega opravičila, da bi poročali o napakah s črkovanjem ali slovničnimi napakami. Poročila vedno vodite prek črkovalnika v računalniku. Nekdo drug naj preveri vaše poročilo za morebitne slovnične napake ali uporabo napačnih glagolskih časov. Poskrbite, da boste v ustrezna mesta vseh poročil vključili vejice, obdobja, vprašaj in klicaj.
Uporabite aktivni glas
Aktivni glas vam omogoča, da pišete z avtoriteto v svojih poročilih, v nasprotju s pasivnim glasom. Uporabite besede ali besedne zveze, kot so izvršeni, upravljani in anketirani, namesto njihovih pasivnih sogovornikov: izvrševanje, upravljanje in pregledovanje. Uporabite besede, ki se končajo z "ed", saj predstavljajo bolj aktiven glas.
