Revizijski kontrolni seznam ISO 9001 je orodje, eno izmed mnogih v zbirki orodij revizorja, ki se uporablja za ocenjevanje sistema vodenja kakovosti v organizaciji. Razmislite o analogiji primerjave sistema kakovosti s tesarskim načrtom in revizorjem z gradbenim inšpektorjem. Cilj je oceniti delo, ki je bilo opravljeno v primerjavi s tem, kako načrt pravi, da ga je treba opraviti in tudi v primerjavi z gradbenimi predpisi - ali, v tem primeru, zahtevami ISO 9001. Kontrolni seznami morajo biti oblikovani tako, da pomagajo pri tej presoji, ne da bi dodali birokracijo.
Pregled dokumentacije
Kontrolni seznam je lahko oblikovan tako, da opravi pregled dokumentacije. Potem ko potrdi, da je dokumentacijski postopek organizacije v pisni obliki skladen z zahtevami standarda ISO 9001, sestavite kontrolni seznam tako, da povlečete določene elemente iz tega postopka. Osredotočite se na sam nadzor dokumentov, pri čemer je samo eno ali dve vprašanji, ki obravnavata zahteve ISO 9001, specifične za proces, ki se revidira. Dovolj je vprašati: "Kateri od določb ISO 9001 veljajo za proces ABC?" in "Ali proces ABC izpolnjuje te zahteve?" Celotnega standarda ni treba ponovno pisati kot vprašanja o kontrolnih seznamih.
Odgovornost in zavezanost vodstva
Kontrolni seznam je lahko zasnovan posebej za revizijo upravljanja. Kontrolni seznam lahko opredeli vsako klavzulo, ki navaja zahtevo kot neposredno odgovornost najvišjega vodstva in druge ustrezne postavke, kot je načrtovanje človeških virov in infrastrukture. Ta kontrolni seznam se lahko najprej uporabi med razgovorom poslovodstva in se nato zaključi med potekom revizije, saj se v organizaciji oceni dokaze.
Usposabljanje in kompetence
Kontrolni seznam lahko revizorje spodbudi, da si zapomnijo splošno veljavne zahteve, kot so usposabljanje in usposobljenost. Ko sledijo revizijski sledi, ki zajema druge klavzule, se lahko te zahteve včasih prezrejo in zahtevajo nadaljnje dejavnosti, preden se lahko zaključi revizija. Kontrolni seznam lahko pomaga zagotoviti, da revizorji iščejo dokaze, da so zaposleni usposobljeni za delovna mesta, ki jih opravljajo na podlagi izobraževanja, usposabljanja, veščin in izkušenj. Enako pomembno je potrditi, da se akcijski načrti razvijajo in izvajajo za zagotovitev, da zaposleni dosežejo potrebne ravni usposobljenosti.
Zunanji procesi
Elementi kontrolnega seznama morajo zajemati zunanje postopke. To se lahko združi z zgoraj navedenimi splošno veljavnimi zahtevami. Reka "nevidna, brez uma" lahko povzroči, da revidiranci in revizorji pozabijo, da se skladiščenje za programe A, B in C še vedno izvaja na mestu, toda za program X to funkcijo zdaj opravlja tretji logistični ponudnik. ISO 9001 izrecno zahteva, da je treba zunanje postopke nadzorovati, da se zagotovi, da izpolnjujejo zahteve lastnega sistema kakovosti.
Spremljanje in merjenje
Kontrolni seznami bi morali obravnavati merjenje učinkovitosti procesa in spremljanje trendov, da bi ocenili zmožnost QMS. Ukrepi lahko zajemajo zapletene statistične kontrolne podatke procesa ali so lahko tako enostavni kot število notranjih ali zunanjih pritožb strank. Kontrolni seznami morajo revizorjem omogočiti, da ugotovijo, katere meritve so na voljo in katere trende so pokazale od prejšnje revizije. Kontrolni seznami morajo tudi opozoriti revizorje, da poiščejo dokaze o ukrepih, sprejetih za odpravo negativnih trendov.
Dodaj vrednost
Revizijski kontrolni seznami bi morali ustvariti dodano vrednost, namesto da bi obstajali zgolj zaradi izpolnjevanja zahteve notranjega revizijskega procesa. Pomembneje je, da revizor sledi revizijski sledi, ki se prikaže med revizijo, kot da sledi kontrolnemu seznamu. Neizkušeni revizorji lahko takšne poti izgubijo iz vida, če se preveč zanašajo na kontrolne sezname.
