Pismo vašemu župniku za zbiranje sredstev lahko poteka v dveh oblikah: lahko je prošnja za dovoljenje za organizacijo dogodka ali zahteva, da se pastor udeleži dogodka ali sodeluje v njem. Ko pišete svojemu župniku pisma, bodite vedno prepričani, da je natančna, vljudna in poslana dovolj zgodaj, da omogočite čas za premislek in razporejanje.
Navedite namen pisma v uvodnem stavku. Ta stavek mora biti kratek in razkriti, ali je to povabilo na dogodek ali zahteva za dovoljenje za organizacijo. Ne vključujte datumov, časov ali krajev v prvem stavku. V tem stavku navedite ime ali namen zbiranja sredstev.
Uporabite dva ali tri podporne stavke v prvem odstavku, da razširite podrobnosti dogodka. Ti stavki opisujejo elemente, kot so datum, čas in stroški dogodka. Če je dogodek potekal prej, to sporočite župniku o rezultatu zbiranja sredstev v preteklosti.
Odprite drugi odstavek z opisom potrebe, ki jo bo dogodek izpolnil. Sledite temu z bolj opisnimi informacijami, ki obravnavajo, zakaj je ta potreba pomembna. Prepričajte se, da je jasno, zakaj to zasluži čas in pozornost pastorja. Zahvalite se svojemu pastirju, ker ste si vzeli čas, da ste prebrali o vaši zahtevi za zbiranje sredstev.
Pisavo napišite in pošljite po pošti vsaj mesec dni pred datumom dogodka. Če je to zahteva za organizacijo dogodka ali če je potreben pastor za pomoč pri dogodku, bi moral biti čas za izvedbo daljši. V tem zadnjem primeru bi bilo treba namesto enega meseca dovoliti vsaj tri mesece. Celotna oblika pisma mora slediti obrazcu uradnega poslovnega pisma.
