Proračun se nanaša na pisni dokument, ki podrobno opisuje, kako bo organizacija dodelila svoj denar. Kot vodja podjetja se morate odločiti, ali bo proračunski nadzor odvisen od vas ali vaših vodij. Obstajajo štiri aplikacije proračunskega nadzora, kot je poudaril Michael Armstrong v "Priročniku o tehnikah upravljanja: celovit vodnik za doseganje odličnosti vodenja in izboljšanje odločanja".
Načrtovanje
Proračunski dokument se oblikuje s sistemom načrtovanja. Če sami pripravite proračun, lahko začnete z lanskim proračunom. Vaš proračun bo moral vključevati vse dohodke, ki jih projektirate, in kako jih boste porabili. Del faze načrtovanja zahteva dajanje prednosti različnim poslovnim potrebam. Morda boste morali narediti težke odločitve, kot je najemanje dodatne osebe v letošnjem letu in zagotavljanje višjih stroškov za energijo. Vaš proračunski dokument mora odražati vse vidike vašega načrtovanja in prednostnega razvrščanja. Če izpustite pomembna proračunska vprašanja, se lahko v proračunskem letu soočite s pomanjkanjem.
Merjenje
Ko je proračunski dokument dokončan, so upravljavci vsakega oddelka odgovorni za diskrecijsko porabo, kot so dobave, stroški tiskanja in plačilne liste, pri čemer se držijo svojih proračunskih sredstev. Potrebujete finančni sistem za sledenje stroškov za vsako vrstico v proračunu. Sposobnost vsakega direktorja, da se drži svojega proračuna, bo vplival na vašo donosnost in finančni položaj podjetja.
Primerjava
Z uporabo merilnega sistema lahko primerjate dejansko porabo s predvidenimi stroški, tako da greste po vrsticah v proračunskem dokumentu. Morate ugotoviti, ali obstaja prevelika poraba in kje v podjetju se to zgodi. Morda so nekateri oddelki previsoki in potrebujejo prilagoditev svojega proračunskega nadzora ali pa lahko upravljavci teh oddelkov upravičijo primere prekomerne porabe, tako da pojasnijo nepričakovane stroške, kot je npr.
Nadzor
Ukrepati morate, ko preučite, kako vsak oddelek porabi znotraj ali nad dodeljenim proračunom. Vsako dejanje, ki ga boste sprejeli, da bi oddelek povečal ali zmanjšal svojo porabo, je enako nadzoru. V ekstremnih okoliščinah, kot na primer, ko upraviteljev ne morete privoščiti, da porabijo sredstva in se držijo svojega proračuna, lahko odvzamete proračunski nadzor. Vsa poraba, ki se izvaja v skladu z letnim proračunskim dokumentom, pomaga podjetju, da se osredotoči na strateške cilje.
