Učinkoviti komunikacijski sistemi so sestavni del uspešnega poslovanja. Da bi ostala konkurenčna in produktivna, mora podjetje razviti organiziran, učinkovit pristop do ustreznega in komuniciranja s svojimi zaposlenimi, pa tudi s strankami, prodajalci in drugimi strokovnjaki. Na srečo se je poslovna komunikacija sčasoma razvila in vključuje različne vrste poslovnih sporočil, od preprostih in zanesljivih do tehnološko dovršenih.
Sporočila za poslovni telefon
Če ima vaše podjetje več kot eno osebo, se boste morali odločiti za najboljši način za snemanje in distribucijo dohodnih telefonskih sporočil. Nekatera podjetja zaposlujejo nekoga, ki poskrbi za pregled telefonskih klicev, zapiše sporočila od klicateljev in jih razdeli zaposlenim, za katere so namenjeni. Druga podjetja uporabljajo sistem za avtomatsko glasovno pošto, kjer kličoči pustijo svoja sporočila kot glasovne posnetke. Z glasovno pošto je vsak zaposleni odgovoren za sledenje svojih sporočil. Nekatera manjša podjetja so namesto posameznih zaposlenih postavila samo predala glasovne pošte za ločene oddelke podjetja.
Pisarniške opombe
Memorandumi (beležke) so vrsta korespondence, ki jo zaposleni lahko uporabljajo za komunikacijo znotraj svojega oddelka ali med oddelki istega podjetja. Spomini so po naravi kratek in nimajo formalnega oblikovanja zunanje pisne poslovne korespondence. Vendar imajo beležke obliko in splošno strukturo. Vsako podjetje oblikuje beležke glede na svoje nastavitve, na splošno pa beležke prikazujejo prejemnika, pošiljatelja in subjekta na vrhu, včasih v krepkem pisanju. Telo sporočila je pod to informacijo v navadnem slogu. Zaposleni lahko osebno dostavljajo zapiske ali uporabljajo distribucijo poštne pošte med pisarni. V nekaterih poklicih, kot so pravna in zdravstvena področja, ljudje uporabljajo beležke za pošiljanje kratkih sporočil drugim strokovnjakom in, v nekaterih primerih, strankam. Ljudje lahko te vrste beležk pošiljajo po pošti, po elektronski pošti ali po faksu.
E-pošta podjetja
Danes veliko podjetij uporablja elektronsko korespondenco kot način komuniciranja znotraj podjetja, pa tudi s strankami, prodajalci in drugimi podjetji. Če ima podjetje spletno mesto, imajo zaposleni lahko e-poštne naslove z imenom domene podjetja, kot je "[email protected]". E-poštna korespondenca je običajno manj formalna kot ročno napisana korespondenca, kar ima svoje prednosti in slabosti. Veliko podjetij, ki svojim zaposlenim omogočajo uporabo e-poštnih naslovov podjetja, je koristno vzpostaviti enoten standard za e-pošto podjetja. Podjetja lahko omejijo uporabo zaposlenih samo za poslovne namene in strogo urejajo, katere vrste e-poštnih prilog lahko zaposleni prenesejo. Če podjetje sklene pogodbo o zaupnosti s svojimi zaposlenimi, se bo ta sporazum verjetno razširil na zaposlitveno uporabo elektronske korespondence podjetja. Podjetje ima pravico, da zahteva, da zaposleni zastopa podjetje v pozitivni luči, hkrati pa ustreza e-poštnemu naslovu podjetja. Nekatera podjetja lahko zahtevajo, da zaposleni, ki uporabljajo e-poštni naslov podjetja, dodajo samodejne e-poštne podpise. Ta podpis lahko vključuje ime in priimek zaposlenega v podjetju ter ime podjetja, telefonsko številko, spletno stran in druge ustrezne informacije.
Poslovna korespondenca
Poklicna poslovna korespondenca ima dolgo in formalno zgodovino. Podjetja pogosto naročajo oblikovanje pisemskega lista, na katerem se natisne vsa poslovna korespondenca. Dizajn pisemskega lista lahko vključuje logotip podjetja in splošne kontaktne podatke, kot so poštni naslov podjetja, telefonske številke in številke telefaksa ter naslov spletne strani. Nekatera podjetja prilagodijo glavno predlogo za pisma za posameznike v podjetju in dodajo osebne razširitve in posamezne e-poštne naslove v kontaktne podatke. Pisna poslovna korespondenca ima formalno strukturo. Čeprav se lahko natančna oblika spreminja, se na splošno datum nahaja na vrhu črke, prejemnikovo polno ime, naslov, podjetje in poštni naslov pa so pod datumom. Poleg imena in naslova prejemnika ni treba dodajati vrstice z zadevo ali oznak polj, kot je »V:«. Pisna poslovna korespondenca uporablja začetne pozdrave, na primer "Draga" na začetku, sledi ime prejemnika in zaključna pozdrava na koncu, kot je "S spoštovanjem", z imenom pošiljatelja spodaj. Pošiljatelj bo morda želel ročno podpisati pismo za osebno noto. Če ga je napisal ali vtipkal nekdo, ki ni pošiljatelj pisma, bi moral vključevati začetnikove pošiljatelje, dvopičje in lastne začetnice pod podpisom. Če se ista črka pošlje več prejemnikom, jo je treba nasloviti na glavnega prejemnika, nato pa morajo biti vsi drugi prejemniki označeni na dnu sporočila poleg črk "CC", ki predstavljajo "kopijo".
