Pisanje priporočilnega pisma za zaposlenega, sodelavca ali drugega poznanstva se lahko zdi kot opravilo, vendar bo zagotovo cenila trud, ki ste ga vložili v petje njenih pohval. Najboljše črke so čudovite in iskrene, kar zahteva poseben pridih.
Vprašajte prosilca za pismo o kopiji vseh informacij, ki jih boste potrebovali za pisanje najboljšega možnega priporočilnega pisma. To ne bi smelo vključevati le prosilčevega življenjepisa in seznama projektov, na katerih je delala, niti drugih kvalifikacij, ampak tudi seznam točk, ki bi jih želela poudariti v pismu.
Ugotovite, ali obstajajo kakršni koli posebni obrazci, ki jih morate uporabiti ali postopke, ki jih morate upoštevati. Pogosto izpolnjene črke morajo biti zapečatene v ovojnici s svojim podpisom preko zavihka.
Začnite pismo z izjavo o svojem imenu in položaju, imenu in položaju prosilca, kako dolgo jo poznate in v kakšni vlogi. Ta izjava mora dokazati, da jo lahko natančno ocenjujete.
Opišite dve ali tri najbolj znane lastnosti ali veščine prosilca, pri čemer navedite konkretne primere, kako je v preteklosti dokazal te lastnosti. Področja, ki jih je treba upoštevati, vključujejo inteligenco in analitične sposobnosti prosilca, stopnjo izkušenj, organizacijske sposobnosti, zanesljivost in sposobnost za delo z drugimi.
Primerjajte zahtevnika pisem z drugimi, ki jih poznate v podobni zmogljivosti. Če je mogoče, primerjajte količino, npr. "Od devetih pomočnikov, ki sem jih imel, je Mary najboljša."
Razmislite o vključitvi nekaterih skromnih kritik v zvezi s pismom prosilcem. Če je v zadnjem času naredila nekaj napredka in premagala pomanjkljivost, jo lahko omenimo, da bi izboljšali vašo verodostojnost.
Pismo zaključite s svojo celovito oceno prosilca in njegovo ali njeno primernostjo za položaj, ki ga želi. Jezik mora biti močan, vendar ne pretiran ali neiskren.
Dodajte svoje kontaktne podatke in ponudbo, da odgovorite na nadaljnja vprašanja, če ste to pripravljeni storiti.
Shranite kopijo pisma. To vam bo prihranilo veliko časa in truda, če bo v prihodnosti potrebovala še eno pismo.
Pošljite pismo ali ga dostavite naročniku pravočasno.
Nasveti
-
Ena do dve strani je običajno idealna dolžina za priporočilno pismo. Vse manj in bralca bo sumil, da nimaš veliko za povedati o pritožniku; več in izčrpala boš tiste, ki jo morajo prebrati. Nejasna pohvala je poljub smrti. Ploskosti glede prosilca, ki nimajo dokazov za njihovo podporo, so znak neiskrenosti ali nezainteresiranosti. Če vam manjka časa, da napišete pravilno priporočilo in zaupate prosilcu, da napišete dobro, ga lahko prosite, naj ga napiše za vas. Pazite, da ga natančno pregledate, preden se prijavite. Najboljša priporočila upoštevajo položaj, ki ga želi prosilec. Če želi na primer sprejem na podiplomski študij, se boste morda želeli osredotočiti na njeno inteligenco ali samomotivacijo, če pa išče položaj vodje, boste morda želeli poudariti njene vodstvene sposobnosti.
Opozorilo
Če pišete priporočilno pismo za zaposlenega, se posvetujte z oddelkom za človeške vire v vašem podjetju in se prepričajte, da upoštevate politiko podjetja. Nekatera podjetja nadzornikom prepovedujejo pisanje priporočilnih pisem, da bi se izognili morebitnim pravnim težavam. Če ne morete iskreno napisati navdušenega pisma za prosilca, je bolje, da taktično predlagate, da najdejo nekoga drugega, kot da kompromitirajo vašo integriteto ali napišete mlačno pismo, ki verjetno ne bo nikogar zavedlo.
