Kako napisati načrt komunikacije

Kadar ima vaše podjetje ali organizacija pomembne informacije za komunikacijo in so vaši običajni kanali nezadostni, načrtujte taktični komunikacijski projekt, prilagojen vsebini in okoliščinam. Obvestila, ki koristijo načrte po meri, so običajno pomembni enkratni, nerutinski dogodki, kot so sprememba vodstvenega vodstva, načrti za zaposlovanje in odpuščanja, spremembe v zaslužkih zaposlencev in premestitev zmogljivosti podjetja. Pogosto vključujejo zunanje in notranje občinstvo. Izdelava načrta taktičnih komunikacij pomaga zagotoviti, da upoštevate ključna vprašanja: kdo mora slišati, kaj, od koga, s kakšnimi sredstvi, kdaj in k kakšnemu cilju? Načrt opredeljuje tudi naloge, odgovornosti in časovne roke, ki izravnavajo delo projektnega vodenja.

Pred načrtovanjem pojasnite in potrdite. Določite "lastnika" projekta - ponavadi osebo, ki jo dodeli --- ki bo svetovala in odobrila vaš načrt. S tem lastnikom projekta: - potrdite bistvo vsebine obvestil, želene časovne razporeditve in zahteve glede zaupnosti. Potrdite, ali obstajajo nenavadne občutljivosti ali okoliščine, na primer zakonske zahteve ali zahteve za poročanje o članstvu. - Potrditi, kako projekt ustreza taktiki pri splošnih strategijah za odnose z javnostmi in komunikacijo. - soglašajte z viri za podrobnejše informacije in prispevke, ki jih potrebujete, na primer, vodja za človeške vire vašega podjetja ali predsednik izvršnega odbora za iskanje. - Določite zahteve za odobritev in poročanje za vaš projekt. Dogovorite se, ali boste projekt vodili neformalno ali strukturirali projektno skupino. - opredeliti zahteve za odobritev delovnih proizvodov, ki izhajajo iz načrta, na primer pregled s strani pravnih, kadrovskih in finančnih organov ali določenih vodstvenih delavcev. - Vzpostavitev parametrov za potrebne vire, kot so proračunska pričakovanja in uporaba zunanjih agencij.

Kristalizirajte namen in cilje. Namen je tisto, kar želite, da se zgodi, ponavadi se začne s "Da …" Cilji se običajno začnejo z glagoli o delovanju - to so tisto, kar želite storiti, ko, ko so navedeni kot procesi ali želeni rezultati. V tem smislu je cilj, da je vaša objava na določen datum cilj. Namen je lahko "zadostiti potrebam in željam zainteresiranih strani za pravočasne in dejanske informacije, ki zadevajo (temo), na način, ki potrjuje podobo in vrednote podjetja." Navedeni namen povežite s splošno strategijo za odnose z javnostmi in komunikacijo.

Profil deležnikov in občinstva. Strateško načrtovanje je zelo verjetno opredelilo cilje komunikacije v širokih poteh. Za vaš taktični projekt izostrite fokus. Zainteresirane strani so skupine ali posamezniki, na katere bodo vplivale specifične informacije, ki jih nameravate posredovati, in so zato ključne ciljne skupine. Na seznam dodajte še druge ciljne skupine, v katerih želite ustvariti, spremeniti ali potrditi zaznave. Uporabite tabelo ali preglednico z naslednjimi naslovi stolpcev, če želite povzeti analizo: - segmenta avdicije. Navedite vsako ime in, če je potrebno, opombo na tiste sestavine. Podsegment skupino, če se bodo potrebe po komunikaciji znotraj skupine razlikovale. Primer: vsi zaposleni, zaposleni v zadevnem oddelku, nadzorniki. Vprašajte: "Kdo bo moral ali bi radi izvedel za to --- in zakaj?" Na primer, upoštevajte ključne stranke, lastnike kapitala, splošno javnost, sodelavce v vaši industriji, politične organe in pomembne dobavitelje. Izberite, ali bodo medijski trgi ciljni segmenti ali pa bodo uporabljeni kot kanali za doseganje segmentov, kot so splošna javnost in poslovna skupnost. - Ni treba / Sporočilo. Čeprav sta ozaveščenost in razumevanje cilji za vse občinstvo, imajo nekateri posebne potrebe. Zaposleni morda želijo vedeti, kako jih bo prizadelo zapiranje urada, na primer, ali člani združenja, s katerimi bo uspelo vodilnemu direktorju, ki je odstopil. Člani uprave, vodstveni delavci, nadzorniki in vodje računov so med tistimi, ki potrebujejo ne le novice, temveč tudi vaš načrt za sporočanje, zlasti če želijo odigrati svojo vlogo. Določite ključna sporočila za vsak segment. - Ključni komunikator. Od koga bi vsak segment pričakoval ali želel slišati vaše novice? Ugotovite, da je govornik "obraz" sporočila vsaki skupini, ki bo na primer navedena v sporočilu za javnost ali vodila konferenco z zaposlenimi. Čeprav lahko poslovna skupnost pričakuje, da bo slišala od glavnega izvršnega direktorja, bodo zaposleni morda želeli biti obveščeni s strani svojih nadzornikov in ključnih strank s strani vodij računov.

Načrtujte kaskadno zaporedje in kanale. Če ste kdaj bili presenečeni, če ste se najprej naučili iz časopisa velikih sprememb, ki ga načrtuje vaše podjetje, boste razumeli načelo "brez presenečenj" in pomembnost kaskadnih informacij, da ne bi prišlo do presenečenj. Na začasni delovni tabeli ali preglednici navedite ciljne segmente v vrstnem redu, v katerem bodo obveščeni, in se vrnite nazaj od datuma in časa, ko naj bi bili vaši podatki najbolj splošno znani (pogosto čas splošne objave novic). Čeprav so lahko nekatere distribucije sočasno, preučite, ali je za nekatere segmente potrebno predhodno obvestilo o prihodnjih komunikacijah. Na primer, nadzorniki bodo morda potrebovali čas, da se pripravijo na vprašanja zaposlenih, člani odbora pa bodo lahko sprejeli obvestilo o bližnjem časopisnem članku. V stolpcu poleg vsakega segmenta določite kanale, prek katerih bo komunikacija izvedena. Kanali so metode distribucije informacij, ki običajno vključujejo dogodke in pisne vsebine. Primeri: - za izvršno ekipo, člane upravnega odbora, vodje ključnih oddelkov in nadzornike - vnaprejšnja obvestila po elektronski pošti. - Za zaposlene - vnaprejšnje obvestilo po e-pošti, sestanki oddelkov, videokonferenca, vsebina spletne strani. - Za ključne sestavine - predhodno obvestilo po faksu in elektronski pošti, predstavitev v živo. - Za splošno javnost --- distribucija splošnih sporočil za javnost, konferenca za novinarje, vsebina spletnih strani.

Določite potrebna zavarovanja. Zavarovanja so materiali, ki se uporabljajo pri izvedbi vašega komunikacijskega projektnega načrta - dokumenti in avdiovizualni materiali, kot so fotografije in posnetki. Kategorizirajte jih kot: - osnovna zavarovanja, za uporabo z več segmenti. Primeri: sporočilo za javnost, informativni list, vprašanja in odgovori, fotografije, vsebina spletnega mesta. - zavarovanja v segmentih, komunikacije, namenjene posebnim ciljnim skupinam, ki obravnavajo njihove potrebe in želje, ter "glas" njihovega priljubljenega govornika. Pogosto so to beležke iz ključnega komunikatorja segmenta, ki prilega kopije zgornjih spričeval fundacij, zlasti novice. "Želel sem vam povedati, da naše podjetje napoveduje kasneje popoldne novice, da …" Ta zavarovanja lahko vključujejo tudi govorne točke, vsebine ali AV-je za ključne komunikatorje, kot so člani vodstvene ekipe in nadzorniki. - Svetovalna zavarovanja, vaši beležki drugim, ki naj bi sodelovali v projektu, in jim sporočili načrt komunikacij in njihove pričakovane vloge. Priložite ustrezne kopije zavarovanj fundacij in segmentov. V tabeli ali preglednici za vsako zavarovanje navedite naslednje: Ime, Ključni komunikator, ki je dodeljen, Osnutek roka zapadlosti, Zahtevana odobritev, Končni datum zapadlosti.

Potrdite potrebno podporo. Ugotovite, katera podpora bo potekala, in potrdite njeno razpoložljivost. Če ne obstaja nobena stalna podpora, uporabite tabelo ali preglednico za podrobne informacije o tem, kako boste pridobili podporo, kot so naslednja, identifikacija elementa podpore, vir in stroški: - oblikovanje listin za zavarovanje - združevanje seznamov s kontaktnimi podatki za ciljne segmente - Možnost in odgovornost za množične prenose, kot so skupinska sporočila - Dogovori za skupinska srečanja, novinarske konference in druge povezane dogodke.

Podrobna izvedba projekta. S pomočjo tabele ali preglednice zaporedoma seznamujte in določite časovno razporeditev za vsako dejavnost, ki jo načrtujete za uvajanje komunikacij. Ugotovite, kdo bo kaj storil in kdaj, in tudi zavarovanja, ki jih bodo uporabili. Upoštevajte ta naslova stolpcev: število, datum in čas, dejavnost, sredstva zavarovanja, odgovorne osebe in status ali opombe. Načrtujte vključitev podrobnosti uvajanja projekta v svetovalna zavarovanja, ki jih posredujete drugim, ki sodelujejo v njem, kot so člani vodstvene ekipe, nadzorniki in podporno osebje.

Načrtujte nadaljevanje projekta. Uporabite tabelo ali razpredelnico za podrobnejše spremljanje, kot so: - vprašanja za obvestila zainteresiranih strani, kot so zaposleni in novice - ocena projekta, zelo verjetno vključno z uspešnostjo izvajanja projekta in subjektivnimi ocenami odziva občinstva;

Naredite proračun. Opredelite predvidene stroške v skladu s finančnimi politikami vaše organizacije. Morda boste morali identificirati le tiste, ki še niso vključeni v obstoječi proračun za splošno komunikacijsko podporo.

Odobrite svoj projektni načrt. Navedite svoje delo lastniku projekta za odobritev, preden začnete izvajati, in zahtevajte predloge za izboljšave. Predložite vaš predlog dokumenta s kratkim povzetkom. Sledite temu osnutku in vključite vaše tabele / preglednice namesto podrobne pripovedi: - Povzetek - Namen projekta in cilji - Interesne skupine in občinstva (tabela ali preglednica) - Podrobnosti o uvajanju sporočil (tabela ali preglednica) - Zbirke (tabela ali preglednica) - Spremljanje načrtov - Potrebna podpora --Proračun

Nasveti

Če zaupnost dovoljuje, se posvetuje z interesnimi skupinami in člani občinstva ali tistimi, ki delajo z njimi, da bi bolje razumeli njihove potrebe po informacijah in njihove interese. Poleg vaših običajnih komunikacijskih kanalov načrtujte posebne dogodke za nerutinske novice, ki označujejo njeno "posebnost".