Podjetje lahko vsako leto obravnava več sto ali tisoč datotek. Organizacija odpravlja tisto, kar ste dobili, ko ste iskali nekaj pomembnega. Pravi sistem arhiviranja lahko pomaga vašemu podjetju teči bolj gladko in učinkovito.
Postavke, ki jih boste potrebovali
-
Datoteke
-
Visi datoteke
-
Kartice z oznakami
Analizirajte svoje datoteke. Je najbolje, da jih razvrstite po imenu stranke, po projektu ali kronološko? Izberite lastnosti, ki jih boste uporabili med iskanjem datoteke.
Označite datoteke jasno. V viseči mapi ločite manjše datoteke v kategorije. Na primer, "julij 2008" lahko ima svojo oznako visi mapo, v to pa lahko vstavite vse pogodbe ali mape v tem mesecu.
Ločite datoteke v različne omare. Imeti eno kabinet za administrativne datoteke, kot so naročanje blaga, informacije o plačnih listih in nadaljevanje; drugo kabinet za spise strank z izpolnjenimi pogodbami in plačilnimi in projektnimi informacijami; in vse druge vrste vaših poslovnih potreb. Označite omare jasno.
Preizkusite svoj sistem arhiviranja, preden ga predstavite svojim sodelavcem. Bodite prepričani, da lahko vse enostavno najdete in da je način, kako ste organizirali stvari, smiseln. Če ste vse organizirali kronološko, a test kaže abecedno, potem spremenite sistem.
Pokličite kratek sestanek in razložite zbirko podatkov. Bodite prepričani, da vsi razumejo, kako deluje sistem in kako pomembno je slediti sistemu.
Odločite se, kdo bo vložil prijavo. Vlogo lahko prenesete na eno osebo ali pa pustite, da vsak delavec sam vloži dokumentacijo. Zaposleni imajo lahko pisarne v svojih pisarnah, vendar še vedno potrebujete centralno zbirko podatkov, v najboljšem primeru z eno odgovorno osebo.
Dnevno pošljite pomembne dokumente. Rutinsko vnašanje vam pomaga ostati organizirano in vam omogoča, da postanete večja naloga, kot mora biti. Uporabite vložke za shranjevanje v vsaki pisarni in se prepričajte, da so pladnji ob koncu vsakega delovnega dne izpraznjeni.
Ocenjevanje zbirke podatkov poteka vsakih šest do 12 mesecev. Odstranite zastareli material iz vašega sistema.
