Tehnologija je revolucionirala pisarniške procese proizvodnje, kopirne stroje pa spremenila v velike tiskalnike, ki omogočajo omrežje. Prav tako kot vsaka ugodnost ponuja možnost zlorabe, lahko kakovostni rezultati kopirnih strojev olajšajo zlorabo intelektualne lastnine. Ko premislite, kaj lahko ti stroji ponudijo vaši šoli ali podjetju, lahko njihovi pozitivni rezultati presegajo njihove slabosti, vendar pa bi morali biti negativi, da vas skrbno načrtujejo za njihovo izvajanje in uporabo.
Reprodukcija dokumenta
Kopirni stroji se, razen pri večfunkcijskih tiskalnikih majhnega obsega, zanašajo na toner, ki je podoben dobavi, ki jo kupite za laserski tiskalnik. Čim več porabite za opremo, tem boljša je njena ločljivost, do opreme, ki proizvaja izhod, ki se praktično ne razlikuje od izvirnih dokumentov. Barvne ali črno-črne barve - ti stroji lahko v kratkem času izčrpajo velike količine kopij. Enostavnost in zvestoba, s katero reproducirajo izvorni material, lahko sprožijo zaskrbljenost glede informacijske varnosti, kraje podatkov, kršitev avtorskih pravic in ponarejanja. V poslovnem okolju, medicinskem ali pravnem uradu ali katerem koli scenariju, ki vključuje lastniške ali zaupne podatke, lahko kopirni stroji ogrožajo nadzor nad informacijami, ki jih ureja zakon ali po meri.
Funkcionalna udobnost
Zgodnji kopirni stroji nimajo samodejnega podajalnika dokumentov in ne morejo primerjati večkratnih zagonov. Sodobna oprema spremeni dejanje podvajanja dokumenta v priložnostno dejanje. Omrežen z domačimi ali pisarniškimi računalniki lahko eden od teh računalnikov nadomesti več namiznih tiskalnikov s tehnologijo, ki samodejno ustvari dvostranske kopije, zbira in spenja večstranske dokumente, hrani pogosto ponovno natisnjene obrazce za takojšnje razmnoževanje, fakse z namizja ali kopirnega stroja in elektronsko pošto svojih rezultatov. Ta priročnost lahko pospeši in poenostavi pisarniško poslovanje, vendar lahko kompleksnost kontrolnikov kopirnih strojev spodbudi uporabnike, da izberejo napačne možnosti, zapravijo papir in zaloge na zunanji izhod.
Stroški operacije
Ker večina kopirnih strojev deluje kot laserski tiskalniki, na površino listov papirja združijo praškasto zmes iz plastike in barvil. Ta proces taljenja je odvisen od toplote, kar povzroča apetit za elektriko, kar povečuje stroške za pisarniško opremo. Kopirni stroji zahtevajo tudi potrošni material, vključno s tonerjem, ki lahko stane več kot enakovredne zaloge laserskih tiskalnikov. Ti visoko zmogljivi kartuši lahko trajajo dlje kot primerljivi potrošni material za namizne tiskalnike, vendar ta zmogljivost prinaša višjo ceno. Še posebej pri delu z veliko količino lahko kopirni stroji zahtevajo redno servisiranje, da se ohrani njihova zmogljivost. Pogodba o storitvah lahko zajema dobavo in vzdrževanje, vendar doda še fiksne stroške na vašo spodnjo vrstico.
Hramba podatkov
Kopirni stroj, ki shranjuje informacije o dokumentu za takojšen odpoklic in izhod, ter da fakse in e-pošto, kar podvajate, uporablja notranji trdi disk za ohranjanje skeniranja strani za kratkoročno ali dolgoročno iskanje. To shranjevanje podatkov omogoča udobje za pisarniške funkcije, vendar lahko občutljive informacije izpostavi tveganju za naključno ali namerno zlorabo. Kot kateri koli trdi disk, lahko mehanizem za shranjevanje v kopirnem stroju prinese skrivnosti dolgo po tem, ko izbrišete informacije in dokumente iz njega, in zahtevajo enake varnostne določbe, kot jih uporabljate za trde diske računalnika, ko prodajate ali razstavljate sistem.
