Štiri komponente komunikacije so kodiranje, dekodiranje, prenosni medij in povratne informacije. Pošiljatelj osebnega ali poslovnega komunikacijskega sporočila kodira in prenaša sprejemnika preko enega ali več medijev, ki ga dekodira in odzove z zagotavljanjem povratnih informacij. V poslovnem okolju uspešne komunikacije dosežejo dogovore, upravljavcem omogočajo, da motivirajo svoje zaposlene in pomagajo podjetjem pri interakciji s svojimi deležniki. Slaba komunikacija lahko povzroči nizko moralo, izgubljeno produktivnost in pomanjkanje zaupanja.
Kodiranje
Prva komponenta komunikacije je kodiranje, ki je prevajanje idej in konceptov v simbole in geste. Pošiljatelj začne z odločitvijo, da bo sporočilo poslano. Dobre ideje se pogosto izgubijo, če je proces kodiranja napačen. Na primer, pogovori z nepomembnimi dejstvi in zapleteno logiko lahko onemogočijo jasen in produktiven dialog o dejstvih, menijo profesor Harvardske poslovne šole John P. Kotter in profesor Lorne A. Whitehead z univerze Britanske Kolumbije. Zavajajoče komunikacijske strategije, kot je boj proti strahu, lahko povzročijo zaskrbljenost zaradi namišljenih tveganj, ki lahko ljudi spremenijo v dobro zamisli. Poslovni avtor Theodore Kinni je v Harvard Business School delal znanje, da je moč komunikacije maksimizirana z razlago dejstev in ne le recitiranjem in uporabo čustev in simbolov za razširjanje sporočil in takojšnjo povezavo z zaposlenimi.
Srednje
Kodirano sporočilo se prenaša preko medija ali kanala. Dve osnovni kategoriji poslovnih kanalov sta ustni in pisni. Ustna komunikacija se lahko izvaja po telefonu ali z uporabo internetnih tehnologij, kot so virtualne telekonference in spletne oddaje. Pisna komunikacija vključuje poročila in zapiske o tradicionalnih papirnih medijih ali elektronskih medijih. Ustni kanali so hitrejši, ker lahko pošiljatelj in sprejemnik uporabita verbalne in neverbalne znake za prenos sporočil in zagotovitev odgovorov skoraj v trenutku. Zato vodstvo potuje po vsem svetu, da bi sklenili poslovne dogovore, saj je vzpostavljanje osebnega stika in zaupanja težko z uporabo e-pošte in virtualnih srečanj.
Dekodiranje
Dekodiranje je delo prejemnika sporočila. Vključuje interpretacijo verbalnih in neverbalnih sporočil, ki jih pošilja pošiljatelj. Za uspešno poslovno komunikacijo morajo biti procesi kodiranja in dekodiranja sinhronizirani. To zahteva zaupanje med prejemnikom in pošiljateljem. Kulturne razlike pogosto sodelujejo pri izgradnji tega zaupanja, zlasti pri interpretaciji neverbalnih komunikacij. Na primer, kazanje s prstom je sprejemljivo v Severni Ameriki, vendar se v mnogih delih Azije šteje za nevljudno.
Povratne informacije
Povratne informacije so zadnji korak v komunikacijskem procesu, v katerem se prejemnik odzove na sporočilo pošiljatelja. Ta signal je lahko verbalen - na primer, "da, mislim, da je odlična ideja" - ali neverbalna, kot je vzdih ali dolga pavza, ki kaže na nesoglasje. Povratne informacije omogočajo pošiljatelju, da sprejme korektivne ukrepe tako, da ponovno pošlje ali preoblikuje napačno razumljeno sporočilo. Vendar je treba povratne informacije zagotoviti hitro, ker zamude lahko ubijejo poslovne ideje in vodijo do izgubljenih poslovnih priložnosti.
