Kot lastnik malega podjetja želite ustvariti produktivno delovno okolje, ki spodbuja ustvarjalnost in inovativnost. Majhen, prenatrpan prostor s starim pohištvom in zastarelim računalnikom lahko vpliva na moralo in splošno uspešnost zaposlenih. Zato je pomembno vzpostaviti sodoben pisarniški sistem, ki bo vašo ekipo vključeval in motiviral. Razmislite o tem kot o naložbi v vaše podjetje.
Nasveti
-
Pisarniški sistem je povezano omrežje virov, ki zagotavlja nemoteno delovno okolje.
Kaj je sistem Office?
Izraz uradni sistem ima različne pomene za različne ljudi. Na splošno se nanaša na različne komponente in elemente pisarne, od računalnikov in delovne opreme do njene fizične razporeditve in ambienta. Vključuje tudi način, kako sodelujejo zaposleni in splošno poslovno kulturo.
Brez teh elementov je pisarna samo prostor ali prazen prostor. Ljudje in oprema spreminjajo ta prostor v vizualno privlačno in produktivno okolje, ki je usklajeno z njihovo vizijo in cilji. Dejansko nekateri viri pravijo, da je produktivnost do 20 odstotkov višja v podjetjih z dobro zasnovanimi pisarniškimi prostori _._ Zaposleni se morajo počutiti varno in udobno na delovnem mestu ter imeti dostop do kakovostne opreme, da lahko dosežejo vrhunsko učinkovitost.
Fizično delovno okolje neposredno vpliva na produktivnost vaše ekipe in zadovoljstvo pri delu. Dobro počutje zaposlenih in uspešnost na delovnem mestu sta močno povezana. Veseli zaposleni se bodo počutili bolj motivirani in si bodo bolj prizadevali pomagati organizaciji pri rasti in uresničevanju njenih ciljev. To bo imelo za posledico srečnejše stranke in višjo kakovost storitev.
Izboljšajte pretok informacij
Funkcionalni uradni sistem bo zagotovil, da bodo vaši zaposleni imeli dostop do znanja, ki ga potrebujejo, ko ga potrebujejo. Zato je bistveno, da jim zagotovite sodobne računalniške sisteme, programsko opremo in opremo, ki pomaga olajšati pretok informacij. Razmislite o vlaganju v skupinska orodja za sodelovanje, kot sta Slack in Asana, VoIP sistemi, pisarniška programska oprema, ethernet in programska oprema za upravljanje projektov.
S temi viri boste v realnem času imeli dostop do podatkov in učinkoviteje komunicirali. Zaposleni, ki potujejo ali delajo na daljavo, bodo lahko delili datoteke na poti, klepetali s kolegi prek spleta in hitro izmenjavali informacije. Nekatera orodja, kot je programska oprema za upravljanje projektov, lahko poenostavijo dolgotrajne naloge, izboljšajo sodelovanje in ustvarijo poročila z dragocenimi spoznanji o projektih, na katerih delate.
Razmislite o najemu upravitelja pisarne
Kot lastnik podjetja morda ne boste imeli dovolj časa ali strokovnega znanja, da bi zagotovili pravilno delovanje pisarniškega sistema. Raje bi se osredotočili na ključne vidike vašega podjetja, na primer na pridobivanje novih strank ali širitev poslovanja. V tem primeru razmislite o najemu vodje pisarne. Zagotovil bo, da vaša pisarna teče gladko, organizira njeno postavitev, načrtuje sestanke in ugotavlja, kakšno programsko opremo in drugo opremo potrebuje vaša ekipa.
Funkcije vodje pisarne so odvisne od industrije in vrste poslovanja. Tisti, ki dela za odvetniško pisarno, bo imel na primer različne odgovornosti kot tisti, ki ga zaposluje kreativna agencija ali raziskovalna družba. Na splošno so vodje pisarn odgovorni za:
- Dokončanje upravnih nalog
- Nadzor zaposlenih
- Organizacija dogodkov, srečanj in konferenc
- Nakup poslovne programske opreme, pisarniškega materiala in opreme
- Upravljanje proračunov uradov
- Zagotavljanje skladnosti zaposlenih z zdravstvenimi in varnostnimi politikami
- Priprava poročil
- Analiza porabe energije
- Ohranjanje zalog na zalogi
- Vzdrževanje pisarniških pogojev
- Ugotavljanje neučinkovitosti in področij izboljšav
- Reševanje konfliktov in dodeljevanje nalog
Poleg tega ti strokovnjaki lahko vaši ekipi pojasnijo pisarniško tehnologijo in prakse upravljanja, zagotovijo usposabljanje in opravljajo splošne IT naloge. Nekateri celo obravnavajo plače in računovodstvo. Njihova glavna naloga je zagotoviti nemoteno delovanje vaše pisarne.
Ustvarite pozitivno poslovno kulturo
Poleg investiranja v kakovostno opremo in upoštevanje zdravstvenih in varnostnih praks je pomembno, da ustvarite pozitivno poslovno kulturo. Vaši zaposleni so vaše najdragocenejše premoženje, zato morate zagotoviti delovno okolje, v katerem uživajo. Kultura podjetja je ključna sestavina učinkovitega sistema pisarn.
Osredotočite se na ustvarjanje ambienta, kjer se ljudje počutijo angažirani in motivirani. Vzemite si čas in poslušajte, kaj imajo povedati, in redno zahtevajte povratne informacije. Pojavijo se lahko z novimi idejami in predlogi o tem, kako zmanjšati operativne stroške, pritegniti več strank ali doseči boljše in hitrejše delo. Spodbujajte jih, da izrazijo svoje mnenje in vam povedo, kaj potrebujejo za učinkovitejše delo.
Enostavne stvari, kot je zagotavljanje brezplačne kave, prehod na ergonomske mize in skupno praznovanje majhnih dosežkov, lahko veliko prispevajo k zadovoljstvu zaposlenih in produktivnosti. Pravzaprav organizacije s sodelujočimi zaposlenimi poročajo o neverjetnih 202 odstotkov višje zmogljivosti kot tiste brez njih. Dobro zasnovan pisarniški sistem je lahko točno tisto, kar potrebujete za rast vašega podjetja in pridobitev konkurenčne prednosti.
