Zahteva za ponudbo ali zahtevo za predlog ali RFP je dokument, ki ga za prodajalce izdela podjetje ali organizacija. Na primer, gradbeno podjetje lahko potrebuje mizarje ali bolnišnico, ki potrebuje spletnega oblikovalca za ustvarjanje spletnega mesta. RFP so običajno uradni dokumenti s smernicami za prodajalca. Vključujejo podrobnosti o podjetju, ki je vložilo zahtevo, specifikacije poslovnega projekta, postopek zbiranja ponudnikov, izbirni postopek za izbiro prodajalca ali prodajalca, postopek naročila in komunikacijski proces med napeljevanjem.
Vnaprej zberite vse informacije. Ali so vaši finančni izkazi, proračuni, pogodbe, sporazumi in vsi drugi ustrezni dokumenti, ki se nanašajo na projekt. Tako bo pisanje RFP lažje.
Napišite pregled ali uvod, ki se včasih imenuje »povzetek«. Ta oddelek predstavlja podjetje ali organizacijo, ki je vložila zahtevo, in njeno mesto v svoji industriji. Povzetek predstavlja tudi osnutek projekta ali poslovne potrebe, za katero se zahtevajo zahteve.
Jasno predstavite specifikacije, v skladu s katerimi se bodo prodajalci odzvali. Določite naravo in obseg vašega projekta, vaše potrebe, pričakovane rezultate in vse druge bistvene informacije. Bodite specifični; Obstaja bistvena razlika med potrebo po izdelavi spletne strani, ki potrebuje spletno stran, ki je oblikovana, posodobljena in redno upravljana.
Jasno navedite navodila za ravnanje s komunikacijskim postopkom v postopku zbiranja. Če želite, da se prodajalci obrnejo na eno osebo v vaši organizaciji, to pojasnite. Če bodo prodajalci prisostvovali predstavitvi, vključite vse podrobnosti o tem. Če ne želite, da vas med procesom sploh kontaktirajo prodajalci, to dokončno navedite. Določite, kako boste prejeli ponudbe, ali morajo biti zapečatene in kakšen je rok.
Pojasnite, da RFP ni pogodba in da odziv nanj ne zagotavlja izbire. Prepričajte se, da ste vključili informacije, s katerimi bo odgovor prodajalca ustrezal času prodajalca. Med delovanjem projekta navedite podrobnosti o proračunu, pogodbi, obliki plačil in oceni dela.
Vključite vse pravne, avtorske, zavarovalne in etične pomisleke za prodajalce. To vključuje, vendar ni omejeno na sporazume o zaupnosti, zahteve manjšinskih dobaviteljev, lokalne predpise, varnostne vidike in poslovne prakse.
Navedite ločena navodila o tem, kako naj bodo odzivi oblikovani. Naročite prodajalcem, kako želite videti njihove številke predlogov, katere informacije naj vsebujejo s svojimi predlogi, kot so kopije zavarovalniških informacij ali poslovnih licenc.
Vključite predviden sklep o izbirnem postopku. Naj prodajalci vedo, ali bodo obveščeni, če ne bodo dobili zaposlitve, pa tudi, kaj naj pričakujejo, če bodo izbrani za delo.
