Načrtovanje proračuna v organizaciji, znano tudi kot letni proces načrtovanja, je zasnovano tako, da upravljavcem zagotovi načrt delovanja podjetja. Proračun prikazuje, kaj namerava družba porabiti za ustvarjanje prihodkov, kakšne so predvidene prihodke in dobiček, ki ga bo podjetje zaslužilo, če bo doseglo svoje prihodke. Tudi v podjetjih, kjer je bil proračunski sistem vzpostavljen že vrsto let, proces ni povsem učinkovit.
Povzetek tradicionalnega pristopa
Tradicionalni pristop k pripravi proračuna je mešanica načinov proračuna od spodaj navzgor in od spodaj navzgor. Od zgoraj navzdol pomeni, da najvišje vodstvo postavi cilje za leto in jih sporoči po ukazni verigi. Pri pripravi proračuna od spodaj navzgor vodje oddelkov pripravljajo proračune za poslovni segment, za katerega so odgovorni, in proračun pošljejo najvišjemu vodstvu za konsolidacijo v proračun ali načrt za celotno podjetje.
Nerealni cilji
Cilji, ki so jih določili višji vodstveni delavci, vključujejo posebne cilje rasti prihodkov kot tudi smernice glede izdatkov. Podjetje lahko postavi cilj povečanja prihodkov za 10 odstotkov ali zmanjšanje stroškov za 5 odstotkov. Razen če ljudje na vrhu zbirajo prispevke vodij oddelkov, ki so odgovorni za doseganje rezultatov, bodo upravljavci na nižjih ravneh verjetno gledali na cilje kot na samovoljne, nepoštene in neizvedljive.
Not Inclusive
Pristop od spodaj navzgor lahko pomeni, da samo vodstveno osebje prispeva k pripravi oddelkovnih proračunov - zaposleni pod vodstveno ravnjo niso vključeni v proces. Ti zaposleni imajo pogosto ključne informacije, ki bi lahko privedle do bolj realističnega in dosegljivega načrta. Prodajno osebje, na primer, lahko ve, da nekateri izdelki začenjajo zmanjševati priljubljenost strank, zato je treba tržiti sredstva za izdelke z večjim potencialom rasti.
Proračun je vedno višji
Za pripravo svojih proračunov vodje oddelkov pogosto porabijo lanskoletni proračun in dodajo dodatni znesek, kot je 8 odstotkov, za kritje predvidenega povečanja stroškov. Ne vzamejo časa, da bi pregledali vse odhodke za vrstico, da bi ugotovili, ali obstajajo področja, kjer so bila sredstva zapravljena. Kar bi morali storiti, je, da bi poiskali izdatke, ki niso prispevali k večji učinkovitosti ali rasti prihodkov in jih zmanjšali iz proračuna za naslednje leto, ne pa jim dodali 8 odstotkov.
Oblazinjenje, nato rezanje
Izkušeni vodje oddelkov so spretni pri igranju "proračunske igre". Vedo, da bo najvišje vodstvo porabilo proračun, ki ga predložijo, in iz njega izsekalo določen znesek, zato prosijo za več denarja, kot ga potrebujejo. Ko je revidirani proračun odobren, se izkaže, da so dobili vse, kar so želeli. To oškoduje druge menedžerje, ki so bili iskreni v svojih prizadevanjih za predložitev realistične napovedi stroškov in nato za zmanjšanje proračuna.
Trdnost
Podjetja lahko proračun uporabljajo kot kaznovalno napravo in ne kot smernico. Vodstvo, ki natančno ne doseže napovedi, je podvrženo strogim kritikam višjega vodstva in lahko celo prejme slabe ocene uspešnosti. Resnica je, da podjetje zelo redko doseže svoje napovedi. Preveč spremenljivk vpliva na uspešnost podjetja, vključno s tem, da so konkurenti močnejši ali da je gospodarstvo šibkejše. Najvišje vodstvo mora upoštevati te dejavnike, ko ocenjuje uspešnost vodje oddelka, in ne gleda na odstopanja samo od proračuna.
