Hotelski računovodski postopki pomagajo podjetju v gostinskem sektorju pri pripravi natančnih računovodskih izkazov, ki so v skladu s predpisi in računovodskimi načeli. Ti predpisi vključujejo mednarodne standarde računovodskega poročanja (MSRP) in splošno sprejeta računovodska načela ZDA (GAAP). Prav tako se nanašajo na pravila Komisije za vrednostne papirje in borzo (SEC) in odbora za nadzor računovodstva javnih družb (PCAOB).
Prihodki in pripoznavanje stroškov
Predpisi SEC in PCAOB zahtevajo, da gostinsko podjetje vzpostavi ustrezne in funkcionalne kontrole v sistemih za prepoznavanje (evidentiranje) prihodkov in odhodkov. Prihodki so prihodki, ki jih hotel ustvari z zagotavljanjem storitev ali najemom sob. Primeri postavk prihodkov vključujejo rezervacije za rezervacije gostov in stroške sob. Računovodja hotela odobri računu prihodkov, da poveča svoj znesek in ga bremeni, da zmanjša stanje na računu. Stroški so stroški ali izgube, ki jih ima hotel pri zagotavljanju storitev ali najemu prostorov. Stroški se lahko nanašajo na plače, stroške hrane in pijače ter komunalne storitve. Hotelski knjigovodja bremeni račun za odhodke, da bi povečal svoj znesek in mu odobri, da zmanjša stanje na računu. Gostinsko podjetje poroča o prihodkih in odhodkih v izkazu poslovnega izida.
Snemanje sredstev in obveznosti
Upravitelj hotela mora izvajati ustrezne smernice v sistemih evidentiranja sredstev in obveznosti, ker postavke sredstev in obveznosti označujejo finančno trdnost podjetja. Te postavke odražajo obratni kapital podjetja ali kratkoročno razpoložljivost gotovine (obratna sredstva so enaka kratkoročnim sredstvom minus kratkoročne obveznosti). Sredstvo je vir, ki ga ima hotel, kot so denar in zaloge (kratkoročna sredstva) ali nepremičnine in stroji (dolgoročna sredstva). Obveznost je dolg, ki ga mora hotel povrniti, ko je zapadel, ali finančno obljubo, ki jo mora pravočasno spoštovati. Kratkoročna obveznost je dolg, ki ga mora gostinsko podjetje vrniti v enem letu ali manj, dolgoročni dolg pa zapade po enem letu. Hotelski knjigovodja bremeni aktivni račun za povečanje njegovega zneska in mu odobri zmanjšanje stanja na računu. Nasprotno velja za račun obveznosti. Hotel izkazuje sredstva in obveznosti v bilanci stanja.
Finančno poročanje
Računovodski predpisi in postopki, kot so ameriški GAAP in MSRP ter pravila SEC in PCAOB, zahtevajo, da gostinsko podjetje poroča o "poštenih" in popolnih računovodskih izkazih ob koncu vsakega četrtletja ali leta. V računovodski terminologiji hotela "pošteno" pomeni natančno ali objektivno. Celoten sklop finančnih poročil vključuje bilanco stanja (sicer znano kot izkaz finančnega položaja), izkaz poslovnega izida (izkaz poslovnega izida ali izkaza poslovnega izida), izkaz denarnih tokov in izkaz lastniškega kapitala (imenovan tudi izkaz zadržanega dobička).).
