Konferenčni klici so eden od načinov, kako se vodstvo in zaposleni zberejo, da razpravljajo o poslu. Ne glede na to, ali so v istem mestu ali razpršeni po vsem svetu, konferenčni klici omogočajo, da se vsi skupaj zberejo v enem prostoru v realnem času. Za zagotovitev produktivne in informativne konference lahko naredite več korakov.
Dnevni red
Ko vzpostavite uro in datum za konferenčni klic, morate sprejeti ustrezne ukrepe za pripravo na sestanek. Če ste vodja konference, izpolnite dnevni red za vaš konferenčni klic in ga razdelite udeležencem, veliko pred predvidenim datumom. Dnevni red sestanka mora vsebovati datum in čas. Priporočamo, da časovni pas vključite v svoj dnevni red za osebe, ki so morda zunaj vaše lokacije. Dnevni red mora vključevati tudi začetek in konec sestanka ter kratek opis vsake teme po prednostnem vrstnem redu skupaj z imeni odgovornih posameznikov in predlaganim časom dodelitve za vsako temo. Če konferenca zahteva pripravo pred srečanjem, jasno navedite te zahteve na dnevnem redu.
Konferenca
Preizkusite svoje linije, da zagotovite aktivno in jasno povezavo. Če uporabljate brezžični telefon, se pred sestankom prepričajte, da je telefon popolnoma napolnjen. Prihod na konferenco je vsaj pet minut vnaprej.
Če ste udeleženec, boste od vodje prejeli številko konference. Pokličite konferenčno linijo. Boste morali vnesti številko konference. Ko vnesete številko, boste pozvani, da izgovorite svoje ime. Jasno navedite svoje ime in priimek. Morda boste morali pritisniti tipko funt (#). Ko končate ta postopek, vam bo sistem povedal, da se pridružujete konferenci in vam svetuje, koliko ljudi se trenutno udeležuje. Če ste prispeli pred vodjo, boste zadržani, dokler vodja ne prispe.
Predstavitve
Poslušajte, preden govorite. Če je vodja prispel, vendar še ni začel sestanka, lahko slišite nežni pogovor. V prijetnem glasu se pozdravite in se predstavite. Postavite telefon na utišanje, dokler se sestanek ne začne. Če nimate gumba za izklop zvoka, uporabite funkcije za izklop zvoka, ki jih ponuja konferenčna linija.
Ko se bo sestanek začel, bo vaš vodja sprejel klic. Ko vodja kliče vaše ime, potrdite svojo prisotnost na jasen in profesionalen način, kot je "Da, tukaj sem" ali "Zdravo. To je …". Vodja lahko zahteva, da se na kratko predstavite drugim udeležencem. Če je tako, navedite svoje ime in podajte 20- do 25-sekundni pregled vašega dela, kot se nanaša na klic. Ostanite kratek, govorite jasno in ostanite profesionalni.
