Pregledovanje klicev je umetnost. Ne samo, da morate vedeti, kateri klici na zaslon in katera, ampak morate imeti dovolj finesa, da elegantno ponovno usmerite klice ali zahtevate, da klicatelj poskusi znova pozneje. Spretnosti, potrebne za to nalogo, vključujejo sposobnost, da sprejmejo podrobna sporočila in ostanejo dovolj organizirana, da učinkovito pošljejo, spremljajo ali distribuirajo ta sporočila.
Pridobite ustrezne informacije
Ko sprejmete klic, dobite čim več ustreznih informacij od klicatelja. Zabeležite si ime in podjetje klicatelja ter ime osebe, ki jo kličete. Poskusite ugotoviti naravo klica. Preprosto vprašajte: "Ali lahko gospodu X povem naravo vašega klica?" To vam pomaga ugotoviti, ali bo gospod X želel sprejeti klic.
Naredi modre razsodbe
Če veste, da gospod X ne sprejema klice od odvetnikov, lahko vljudno obvestite kličočega o tem in vljudno končate klic. Če prejmete hladen klic od poslovnega partnerja, vprašajte gospoda X, ali želi sprejeti klic. Če tega ne stori, potem vljudno reči, da gospod X ni na voljo in sprejme podrobno sporočilo.
Ne delajte praznih obljub
Če niste prepričani, ali bo klicana oseba vrnila klic, ne vzemite svobode, da obljubite takšen povratni klic. Samo zapomni si, ko pregleduje klice, da je tvoja naloga, da dobiš čim več informacij od klicatelja. Kaj se zgodi po tej točki, ni vaša skrb. Preverjanje klicev vključuje preprosto dajanje prek predhodno odobrenih klicateljev in sprejemanje sporočil za vse ostale.
