Receptorji so pogosto prva kontaktna točka, s katero se stranke in stranke srečajo, ko vstopijo v vaše poslovno enoto ali se pogovarjajo, ko kličejo. Prvi vtisi so pomembni, zato bo iskanje recepcionarja z najboljšo kombinacijo profesionalnosti, kompetence in prijaznosti veliko pripomoglo k vzpostavitvi vašega podjetja kot dobro vodenega poslovanja.
Primerjalna analiza kakovosti
Družba za upravljanje s človeškimi viri Skupina Rainmaker priporoča sistematičen pristop k ugotavljanju ključnih značilnosti kakovostnega receptorja pred začetkom razgovora in najema. Ker so receptorji ponavadi prva kontaktna točka iz zunanjega sveta, mora sporočilo, ki ga pošlje receptor, uskladiti z vašo celostno podobo. Receptorjev vedenjski slog, vrednote in motivatorji ter veščine ljudi in osebne lastnosti so zelo pomembni, ugotavlja Rainmaker. Medtem ko sta profesionalnost in kompetentnost vedno pomembna, se želene osebne lastnosti lahko razlikujejo med umetniško galerijo in odvetniško pisarno, na primer.
Vrednoteno vedenje
Medtem ko je podoba podjetja pomembna, vsi kvalificirani receptorji delijo posebne značilnosti obnašanja, zaradi katerih postanejo učinkoviti člani ekipe. Prvič, receptorji morajo biti osredotočeni na stranke - vključno s strankami, ki so tudi sodelavci. Receptorji naj uživajo tudi v pogovoru z ljudmi in ne motijo pogostih prekinitev, kot je telefonski klic ali obiskovalec v pisarni. Poleg tega mora imeti receptorka tudi možnost, da svoje delovno okolje ohranja urejeno in čisto; bivanje organizirano bo pomagalo, ko bo poklican, da bo opravil dve nalogi hkrati, kar je pogost pojav na recepciji. Dobre komunikacijske spretnosti, vključno s sposobnostjo pisnega in jasnega pisanja in govora, je prav tako bistvenega pomena, glede na Genius Center, organizacijo za podporo podjetjem.
Samo motivacija
Učinkovita recepcionarka se mora osredotočiti na to, da stvari ravna na pravi način, v skladu z Rainmakerjem in na način, ki ustreza kulturi in standardu podjetja. Ne samo, da se mora receptorka hitro naučiti, kako stvari delujejo, ampak se mora osredotočiti na uravnoteženje naloge s pametnim upravljanjem svojega časa. Spoznavanje podjetja, vključno s pogosto obvladovanjem novih nalog in postavitvijo na mesto, kjer je najbolj potrebno, naredi receptorka dragoceno dobrino. Medtem ko te spretnosti morda niso del uradnega opisa delovnega mesta, so te lastnosti, ki ločijo od neučinkovitega sprejemnika.
Osebne veščine
Recepcionisti morajo delati z malo nadzora in morajo biti sposobni sprejeti diplomatske odločitve, ki so osredotočene na stranke, pogosto pod prisilom, ne da bi se njihovo perje razblinilo. Zato so najboljši receptorji ponavadi prilagodljivi in imajo odlične sposobnosti načrtovanja in organizacije. Prav tako so taktični; ne pozabite, da lahko jezna stranka najprej odstrani svoja čustva na recepcionarju, receptorka, ki je sposobna umiriti frustracije, lahko obvladuje veliko glavobolov. Zato so taktične dobre manire bistvenega pomena.
