Koordinacija projektov - včasih znana kot projektno vodenje - zahteva več spretnosti in sposobnost prilagajanja spreminjajočemu se okolju. Koordinatorji projektov so običajno potrebni za delo s številnimi posamezniki in potrebujejo sposobnost organiziranja in upravljanja podatkov in posameznikov. Čeprav je vsak projekt drugačen, so nekateri nasveti koristni za vse koordinatorje projektov.
Razviti podroben delovni načrt
Preden se katera od projektnih koles začne vrteti, pripravite podroben delovni načrt za vsak vidik projekta. Vključite postavke, kot so proračun, časovni razpored, seznam stikov in, če je potrebno, načrte za izredne razmere ali scenarije odziva. Načrt vam pomaga voditi skozi vsak negotov teren, hkrati pa načrtujete splošno usmeritev projekta. Krožite po načrtu vsem relevantnim akterjem, tako da bo vsak član projekta na isti strani.
Pripravite se na odstopanje od načrta
Podroben in jasen načrt je bistvenega pomena za koordinacijo projekta, vendar je tudi sposobnost za improvizacijo in spremembo načrta po potrebi. Najboljši projektni koordinatorji sledijo načrtu, dokler deluje; vendar, če načrt ne uspe usmeriti projekta k njegovim koncem, ali če je ugotovljeno, da je pomanjkanje na enem ali več področjih, je čas za spremembo načrtov. Koordinatorji projektov morajo biti pri spreminjanju načrtov odprti za prispevke drugih članov skupine, spremembe pa morajo biti sporočene vsem zadevnim akterjem.
Zmanjšajte komunikacijo
Komunikacija je bistvenega pomena za usklajevanje projektov - več akterjev iz različnih oddelkov, organizacij, mest, držav ali celo držav bo pogosto treba sodelovati pri določenem cilju. To ponavadi zahteva pogosto komunikacijo med strankami; vendar ta proces ne sme postati izčrpavajoč. Določite najmanjše število ključnih komunikacijskih uradnikov in omejite e-pošto na minimum. Kar potrebuje več e-poštnih sporočil za delo, se lahko pogosto organizira hitro in preprosto s pomočjo telefonskega klica.
Razviti vodstvene spretnosti
Vodstvene veščine so daljnosežne in zahtevane spretnosti se razlikujejo od projekta do projekta. Nekatere spretnosti pa se izkažejo kot zelo pomembne za uspeh pri usklajevanju projektov - organizacija, inteligenca, odprtost in celo smisel za humor pomagajo ustvariti vzdušje, ki vodi k uspehu. Koordinatorji niso popolni, vendar so lahko boljši ali slabši in vedno obstaja prostor za izboljšave. Koordinatorji projektov morajo biti odprti za povratne informacije od drugih in morajo nekaj časa razmisliti o tem, kako bi lahko razvili in izvajali svoje vodstvene sposobnosti na bolj uporaben in učinkovit način.
