Usposabljanje je srce vsakega poslovnega delovanja. Ne glede na to, ali poučujete odjemalce in storitve ali uporabljate prefinjene tehnologije, podjetja, ki se zavzemajo za usposabljanje, uživajo učinkovitejše in produktivnejše osebje ter zagotavljajo boljše storitve za stranke od tistih, ki jih ne. Nekatere kategorije podjetij imajo zakonsko predpisane zahteve za usposabljanje. Microsoft Office Suite ima dve možnosti za sledenje usposabljanju zaposlenih: Microsoft Excel ali Microsoft Access. Excelov sistem lahko izvaja vsakdo, ki ima osnovne izkušnje s preglednicami. Dostop pa ponuja bolj zapletene metode za poročanje in sledenje.
Excel
Naredite seznam nazivov usposabljanj, ki jih morajo zaposleni izpolniti. V novi preglednici vnesite te naslove stolpcev: »Ime«, »Priimek« in ime teme ali seje v vsakem naslednjem stolpcu, pri čemer uporabite toliko, kot je potrebno. Doda se lahko tudi stolpec za številko zaposlenega ali drugega identifikatorja. Izberite ukaz »Natisni naslove« iz skupine »Nastavitev strani« na zavihku »Postavitev strani« traku in ustvarite vrstico »Naslov«. V polje »Naslovna vrstica« vnesite »$ 1: $ 1«.
V ustrezna stolpca vnesite imena vseh zaposlenih in identifikacijske številke.
Izberite celico "A1" in, medtem ko držite levi gumb miške navzdol, povlecite, da izberete vse vrstice in vse stolpce, v katere bodo vneseni podatki. V skupini »Slogi« na zavihku »Domov« izberite ukaz »Oblikuj kot tabelo«. Preverite polje »Področje podatkov« in označite polje »Moja tabela ima glave«.
Izberite vse vrstice in stolpce, v katere bodo vneseni datumi usposabljanja. Na zavihku »Domov« izberite želeni format datuma v spustnem polju »Splošno« v skupini »Število«. Shranite preglednico.
Vnesite ustrezen datum v pravilni stolpec in vrstico, ko zaposleni opravi zahtevano usposabljanje. Z uporabo tabele lahko s pripravo poročil z enim klikom razvrstite po stolpcih. Shranite preglednico po vsakem novem vnosu podatkov.
Dostop
Ustvarite novo podatkovno bazo Access. Preimenujte "Tabela 1" kot "Zapis o usposabljanju zaposlenih" ali želeno nadomestno ime. Odprite "Pogled oblikovanja tabele" iz skupine "Pogled" na zavihku "Domov". Prvo polje, "ID", je privzeto nastavljeno kot primarni ključ. Dostop bo samodejno označil to polje ali pa v podoknu »Lastnosti polja« ustvarite masko ali drugo oblikovanje, da bo ustrezalo vašim poslovnim potrebam, kot je dodajanje identifikacijskih številk zaposlenih.
Vnesite ta imena polj in vsa druga polja, da zajamete želene podatke, kot so "Ime," "Priimek", "Tema usposabljanja" ali "Datum zaključka". Druga polja, ki jih lahko zapišete, lahko vključujejo »Ocene«, »Uspešnost« in »Opombe ali Komentarji«. Nastavite ustrezne lastnosti podatkov in oblike. Ne pozabite izbrati »Datum / ura« za tip podatkov polja »Datum«.
Shranite tabelo. V skupini »Pogled« v zavihku »Domov« preklopite na »Pogled tabele«.
Izberite "Čarovnik za obrazce" iz skupine "Obrazci" na zavihku "Ustvari", da odprete pogovorno okno za oblikovanje. Izberite želeno "Razpoložljivo polje" v levem stolpcu in se pomaknite v stolpec "Izbrano polje" s pritiskom na gumb ">" za posamezna polja ali ">>" za premik vseh polj hkrati. Kliknite gumb "Naprej".
V pogovornem oknu »Postavitev« izberite želeno postavitev obrazca. Kliknite gumb "Naprej". V naslednjem pogovornem oknu poimenujte »obrazec« ali privzeto ujemanje ime imena tabele. Odločite se, ali sprejmete čarovniško oblikovano obliko ali spremenite obliko. Če spremenite obrazec, kliknite gumb "Naprej". Če uporabljate privzeto obliko, kliknite gumb "Dokončaj". Shranite obrazec.
Če so informacije na voljo, izpolnite podatke za vsakega zaposlenega in vadbo. Za vnos podatkov uporabite pogled "Obrazec" in pogled "Tabela" za filtriranje podatkov in ustvarjanje poročil. Zapisi se samodejno shranijo ob vnosu podatkov.
Nasveti
-
Excel omogoča preprosto iskanje in poročila, ki temeljijo izključno na razvrščanju. Dostop dovoljuje sofisticirano vodenje evidenc in poročanje, ki omogoča več filtrov, da ustvarjajo poročila, ki jih pripravi zaposleni, vadba ali katero koli drugo polje ali izbira podatkov. Imena polj dostopa ne smejo imeti presledkov; ustvarite prepis navadnega jezika v stolpcih z glavnim poročilom. Polje "TrainingSessionName" je na primer lahko označeno kot "seja usposabljanja" za poročila.
Opozorilo
Ne uporabljajte številk socialnega zavarovanja kot identifikacijske številke zaposlenih; to odpira odgovornost podjetja za krajo identitete.
