Organizacije in podjetja vseh velikosti lahko izkoristijo sistem za prijavo v telefon, da bi lahko spremljali pomembne telefonske klice in kontaktne podatke. Na primer, strokovnjaki, kot so odvetniki in računovodje, se zanašajo na telefonske dnevnike za vodenje evidenc strank in za beleženje zneska plačljivega časa, porabljenega za servisiranje vsakega posameznika.
Osnovne metode telefonskega dnevnika
Uporabite telefonske dnevnike, da spremljate dohodne in odhodne telefonske klice. Snemanje podatkov o strankah, kot so poslovne in številke mobilnega telefona, informacije o e-pošti in spletnem mestu. Za običajne telefonske dnevnike podatke hranite tako, da jih shranite na varno mesto, ki ni javno dostopno, ko jih ne uporabljate. Na elektronskem sistemu hranite sporočila varna, tako da omejite izpostavljenost podatkom in namestite geslo. Če ima pisarna recepcionarko, jo povežite z njo tako, da se klici vrnejo pravočasno in učinkovito. Dajte ji dostop do mape »Prejeto«, tako da lahko preprosto preverijo sporočila.
Napredne zmogljivosti
Uredite daljinski in posredniški dostop do telefonskega dnevnika iz mobilnega telefona ali računalnika. Za večjo prilagodljivost vključite besedilna sporočila in e-pošto v sistem za prijavo v telefon. Telefonska sporočila lahko organizirate v osebne mape za lažji dostop. Nastavite javne mape, če želite podatke deliti z ostalo pisarno. Nastavite obvestila, tako da boste prejeli sporočila takoj, ko prispejo. Postavite ne-nujne klice v mapo za najboljše upravljanje časa. Vzpostavite sistem za vrnitev vseh telefonskih klicev v razumnem času in nastavite opomnike, da ne pozabite na pomemben klic. Za učinkovit sistem za varnostno kopiranje poskrbite, da bodo distribucijske skupine prejemale obvestila.
Tradicionalni telefonski dnevniki
Uporabite tradicionalni sistem telefonskega dnevnika, tako da zapišete podatke na blazinico, ki je namenjena spremljanju klicateljev in njihovih informacij. Nekateri telefonski vložki so opremljeni z ogljikom, ki samodejno izdelajo dvojnik zapisa za shranjevanje. Pred elektronsko dobo so vodstvo, pisarniški delavci in posamezniki spremljali telefonske klice tako, da so zapisovali imena, številke in druge informacije o posameznih kosih papirja ali blazinicah, ki so bile izdelane za ta namen.
MyWorkTools
Razmislite o uporabi orodja MyWorkTools, ki ponuja predlogo za Word kot telefonski dnevnik za dohodne in odhodne klice. Orodje se lahko uporablja kot sistem za merjenje časa in produktivnosti, ki sledi datumu in času vsakega telefonskega klica, klicani številki in dolžini klica, kot tudi namenu klica. Orodje lahko prihrani čas, saj odpravlja potrebo, da porabite povprečno dve uri ali več, da ročno naredite podoben dnevnik.
PhonePad Electronic System
Prenesite brezplačen preizkus sistema PhonePad, ki uporablja aplikacijo Windows za shranjevanje vseh informacij o telefonskih klicih v eni mapi Prejeto. Barvne ikone in kodiranje omogočajo prepoznavanje stanja takojšnjih sporočil, sporočila pa so urejena tako, da kažejo, ali so nova, berejo ali potrebujejo nadaljnje spremljanje. PhonePad izgleda kot papirna sporočila za intuitivni uporabniški vmesnik. Sporočila podpira oblikovanje besedila v različnih pisavah, barvah, slogih in velikostih. Hkrati se lahko odpre več sporočil, podpirajo pa se tudi besedilna sporočila. Vgrajeni imenik shranjuje prejšnje podatke o klicatelju.
Dnevniki PDA ali mobilnega telefona
Uporabite telefonski dnevnik, namenjen za vaš PDA ali mobilni telefon, kot je PhoneLog 2.0, za napravo mobilnega telefona PalmPilot. PhoneLog sledi vsem prejetim telefonskim sporočilom in jih zapusti drugim. Poleg tega lahko preprosto ustvarite seznam, ki ga lahko hitro dobite za povratne klice. PhoneLog zagotavlja popoln zapis pogovorov. Sistem je tudi prilagodljiv in ga je mogoče enostavno integrirati.
