Krožna črka se uporablja za skupno rabo istih informacij z veliko publiko. Namen se razlikuje od osebnega pisma, ki posamezne informacije pošilja enemu ali več prejemnikom. Krožna pisma se pogosto uporabljajo za objavo novih informacij ali pojasnitev politik. V temi so nekoliko splošne, saj so široko branje. Pisanje krožnega pisma kakršne koli vrste zahteva nekaj pomembnih korakov.
Spoznajte svoje občinstvo. Za krožne črke je bralstvo različno, zato je težko oceniti raven predhodnega znanja ali poznavanje vsebine, ki jo želite deliti. Vendar upoštevajte večino verjetnih bralcev, ko pišete, tako da bo vaše pismo koristno za večino ljudi.
Razlikujte notranje in zunanje okrogle črke. Čeprav je krožno pismo, ki je bilo poslano veliki skupini, še vedno omejeno na skupino. Podjetje lahko na primer posreduje interno pismo zaposlenim o novi politiki podjetja. Nasprotno pa bi bil zunanji dopis pismo, poslano vsem strankam ali javnosti.
Uporabite ton in glas, ki ustreza vrsti komunikacije (notranje ali zunanje), za katero bo delovala krožna črka. Na primer, za krožno pismo vsem zaposlenim, ki obravnavajo zamudo ali odsotnost z dela, bi bil primeren strog ton. Vendar pa strog ton ne bi bil primeren za uporabo pri pismu, ki bi ga pošiljali strankam.
Delite samo odobrene informacije. Ker so krožne črke namenjene večjemu občinstvu, niso primerne za razkrivanje zaupnih informacij ali podrobnosti, ki niso namenjene širši javnosti.
