"Pisarna brez papirja" nikoli ne bo 100-odstotno realizirana. Kljub veliki rabi računalnikov, skoraj vsa podjetja še vedno potrebujejo nekaj papirnih dokumentov. To predstavlja izziv, ko morajo podjetja, odvisna od računalnika, povezati podatke iz papirnih obrazcev. "Pretvorbo" fizičnih podatkov v virtualne sisteme je mogoče doseči z ročnim vnosom podatkov, slikanjem dokumentov in optičnim prepoznavanjem.
Postavke, ki jih boste potrebovali
-
Papirni dokumenti
-
Proračun za opremo in osebje
Opredelite svoje poslovne cilje in potrebe. Ugotovite, ali zajemate plačila strank, obdelujete aplikacije ali arhivirate notranje dokumente. Ugotovite, ali morate shraniti dejanske slike dokumentov za elektronsko shranjevanje ali pa preprosto zajeti podatke iz papirja v računalniško bazo podatkov. S temi odločitvami se boste lahko odločili, kateri sistem za obdelavo podatkov bo najbolje ustrezal vašim potrebam.
Raziskovalne programske rešitve podjetja. Prosite za sklicevanje na programsko opremo in dobavitelje od podjetij, ki opravljajo podobne zajem podatkov, do tistega, kar nameravate storiti. Vprašajte, ali lahko obiščete delovna mesta in opravite takšno konverzijo, ki jo nameravate narediti. Najboljši način za izbiro sistema je, da ga vidite v akciji. Če zajemate le majhno količino podatkov iz obrazcev, lahko z eno osebo vnesete podatke v Excelovo preglednico. Toda v sodobnem poslovanju to verjetno ni tako. Verjetno boste morali najti sistem programske opreme in morda celo novo strojno opremo, če je dokument / zajem slike del vašega načrta.
Primerjajte programske rešitve, ki ste jih raziskali, in izberite eno. Obrnite se na prodajalca ali distributerja programske opreme, da začnete postopek nakupa sistema in ga namestite. Prvi korak, splošno znan kot "odkritje", je, ko prodajalec potuje na vašo spletno stran, da bi določil vaše natančne potrebe in najboljšo rešitev za njih.
Ostanite v stiku s prodajalcem med odkritjem in v celotni namestitvi. Zastavite veliko vprašanj in prevzamete odgovornost za projekt; spodbujajo vse zaposlene, ki bodo izvajali dejavnosti zajemanja in vnosa podatkov, da storijo enako.
Preizkusite sistem v celoti. Če so v rešitvi kakšne napake ali vrzeli, jih je najbolje najti, medtem ko je prodajalec na mestu. Tako bo odpravljanje težav in reševanje veliko hitrejše.
Nasveti
-
Sodelujte z uglednim prodajalcem in poskušajte pridobiti povratne informacije od enega od prejšnjih kupcev prodajalca.
