Spremljanje in naročanje potrošnega materiala tiskalnika za veliko organizacijo, kot je šola, je lahko izziv. Vsak tiskalnik uporablja drugačno vrsto kartuše ali tonerja, vsaka kartuša s črnilom pa natisne drugačno število strani, preden jo je treba zamenjati. Čeprav lahko sledite kartuši s črnilom, ki je naročila na staromoden način, s seznamom, ustvarjenim s papirjem in svinčnikom, ustvarite preglednico za shranjevanje vseh ustreznih informacij, s čimer boste prihranili čas in omogočili, da boste sčasoma bolje porabili črnilo..
Ustvarite novo prazno preglednico za sledenje naročanju črnilnih kartuš z uporabo programa za preglednice v računalniku. Verjetno je računalnik prišel z Microsoft Excelom, ki je nameščen kot del Microsoft Officea. Če nimate programa Excel, prenesite in namestite brezplačen pisarniški paket, kot je OpenOffice, ali uporabite spletno orodje, kot je Google Dokumenti, do katerega lahko brezplačno dostopate, če se prijavite za brezplačen Gmailov račun.
Ugotovite, katere informacije želite slediti. To se bo razlikovalo od primera do primera, ena od prednosti uporabe elektronske preglednice pa je, da lahko spremenite podatke, ki jih spremljate, ko se vaše potrebe spremenijo. Za začetek poskusite spremljati številko sobe, kjer je nameščen vsak tiskalnik, vrsto tiskalnika, vrste kartuš ali tonerja, ki jih tiskalnik uporablja, koliko ste plačali za črnilo in datum, ko ste nazadnje naročili nadomestno črnilo.
Najprej vnesite glave za stolpce preglednice. Opazujte, kako je konfigurirana prazna preglednica. Po navpični osi je zaporedje številk, po vodoravnem dostopu pa vrstica črk. V prvi celici ali stolpcu A vrstice 1 vnesite "Številka sobe". V stolpec B vrstice 1 vnesite »Model tiskalnika«. "Model kartuše s črnilom" je v stolpcu C vrstice 1 in tako naprej, dokler ne vnesete glave stolpca za vsak podatek, ki ga želite slediti.
Izberite prvi tiskalnik, ki ga želite vnesti v preglednico, in vnesite številko sobe v stolpec 2. vrstico A. Vnesite model tiskalnika v stolpec B vrstice 2 in nato vnesite vse ustrezne informacije v ustrezen stolpec, vključno z datumom zadnje naročeno črnilo.
Vnesite podatke za naslednji tiskalnik, začenši z vrstico 3 stolpca A, in vnesite druge podatke za ta tiskalnik v vsak ustrezen stolpec. Podatke za vsak naslednji tiskalnik vnesite v novo vrstico, dokler niso navedeni vsi tiskalniki in informacije o tiskalniku. Ko končate, shranite preglednico v trdi disk računalnika.
Ustvarite dodatne prazne stolpce datuma, ki jih želite beležiti vsakič, ko naročite črnilo za določen tiskalnik. Ko končate, shranite datoteko na trdi disk, tako da jo lahko uporabite naslednjič, ko naročite potrošni material.
Nasveti
-
S posebnim oblikovanjem označite pomembne informacije ali organizacijsko pomoč. Na primer, uporabite krepko pisavo za naslove stolpcev in barvno pisavo, ki združuje tiskalnike v isti organizacijski enoti. Na primer, lahko uporabite zeleno za tiskalnike za uporabnike, modre za tiskalnike za študente in oranžno za tiskalnike, ki so nastavljeni v knjižnici.
Po določenem času - semestru ali šolskem letu - na primer, skupni znesek, porabljen za vsako tiskarsko črnilo v tem obdobju. Te informacije lahko uporabite, da ugotovite, ali se nekateri tiskalniki uporabljajo pogosteje kot drugi, ali je en tiskalnik stroškovno učinkovitejši od drugega in tudi kateri oddelki ali učilnice uporabljajo največ črnila - informacije, ki so lahko koristne tako za prerazporeditev kot tudi za pripravo proračuna namene.
