Upravno osebje nikoli ne dobi slave ali slave, vendar brez njih so delovna mesta obsojena na neučinkovitost in stagnacijo. Administratorji kakovosti delajo razliko v tem, kako učinkovito drugi opravljajo svoje delo. Zagotavljajo podporo in se soočajo z neskončnimi tokovi zakulisnih nalog, ki omogočajo delovanje vsakega podjetja.
Kaj je upravni pomočnik?
Administrativni pomočniki izpolnijo različne vloge v pisarniških nastavitvah. Njihova delovna mesta lahko gredo v kategorijo osebnega asistenta, če so namenjena enemu izvršnemu direktorju ali pa so lahko ključ do uspešnega, živahnega majhnega urada, kjer sami obravnavajo klice, papirje in druge naloge, ki podpirajo celotno delovno silo.
Večina administrativnih nalog asistenta vključuje ravnanje z e-pošto, vnašanje telefonskih klicev ali klice strank in drugega osebja, prepiranje dokumentov in upravljanje zbirke podatkov. Pogosto bodo sodelovali pri vključevanju novih zaposlenih. Lahko upravljajo roke za urad ali višje vodstvene delavce, opravljajo sestanke in vodijo koledarje. Pogosto se bodo ukvarjali z rednimi vzdrževalnimi sestanki, kot je zagotavljanje vodnega podjetja za čiščenje vodnega hladilnika in drugih rutinskih opravil.
Končni podatki upravnega pomočnika so odvisni od podjetja in ljudi, za katere delajo. Če delajo v računovodskem uradu, bodo morda morali poznati računovodske postopke. Če so v televizijskem postprodukcijskem podjetju, bodo morali vedeti o filmu in televizijski produkciji. Za oglaševalsko podjetje bodo morali imeti osnovno znanje o oglasnih nakupih in obravnavanju oglasov in strank.
Zaposlitve upravnega pomočnika so lahko odličen način, da dobite pregled nad tem, kaj podjetje počne, in da je mogoče delati na poti do drugih delovnih mest ali dobiti občutek, kakšne vloge jim najbolj ustrezajo. Po drugi strani pa so karierni administrativni pomočniki, ki imajo radi različne ponudbe in hiter tempo, ki ga delo prinese v svoje dni.
Kaj so naloge upravnih pomočnikov?
Možno je, da dobite veliko administrativno pomočnika samo z visoko stopnjo izobrazbe, vendar nekateri kolegiji pomagajo, zlasti za delovna mesta pod vodstvom. Bolj pomembne so veščine, specifične za določeno delovno mesto, kot je dobro komuniciranje v pisni obliki in v času govora, saj gre za tako veliko pošiljanje elektronske pošte in telefoniranje. Pogosto morajo skrbniki imeti dober takt in diplomacijo, saj se morajo ukvarjati z besnimi strankami ali biti nevtralna stranka med osebjem v njihovi pisarni. Toda vse njihove komunikacijske spretnosti bodo spore, če niso dobri poslušalci z glavo za podrobnosti.
Računalniško znanje je potrebno, vključno z znanjem o uporabi programov, kot so Microsoft Word, Excel in Outlook. Vnos podatkov je lahko zahtevna naloga, in ker boste lahko hitro obvladali vse programe, ki jih uporablja družba, kot so aplikacije za upravljanje baz podatkov ali aplikacije za sodelovanje v skupini, bo administratorju uspelo pri njihovi vlogi.
Razumevanje vseh vidikov pošiljanja po pošti je običajno zahtevano in lahko pomeni poznavanje poti USPS za rokovanje z vsakodnevno pošto in delovnimi poštnimi stroji, pa tudi poznavanje kurirskih sistemov, kot so FedEx, UPS in tudi kako priklicati kurirje za kolo.
Manj slavne upravne naloge vključujejo ohranjanje dobre zaloge urada. Od papirja do črnila in pisal za tiskalnik so te stvari glavna oskrba pisarne, ki dobro deluje, in je domena skrbnika skrbnika. Tudi to je ravnanje vzdrževanje in vzdrževanje pisarniške opreme, kot so kopirni stroji, računalniki in še več. Ni nujno, da te stvari popravljajo, vendar je malo reševanja problemov daleč, preostanek časa pa lahko pokličejo oddelek za informacijsko tehnologijo ali dosežejo popravilo ljudi.
Kakšne lastnosti potrebuje upravno osebje?
Profesionalno obnašanje in videz, ki se ujema s podobo podjetja, je v tej nalogi daleč, saj so upravni pomočniki pogosto »sprednji del« podjetja ali prvi vtis, ki ga dobimo pri vodilnih, ko delajo na teh mizah.
Organiziranje je ključnega pomena. Upravljanje vseh teh urnikov, vračanje klicev, izdajanje beležk, posodabljanje preglednic, vzdrževanje sistema arhiviranja - vse to zahteva dobre organizacijske sposobnosti in zmožnost stalnega vzdrževanja vseh stvari. Sorodne so seveda veščine upravljanja časa, ker so roki konstantni, in če je pogodba poslana prepozno ali se klic ne vrne pravočasno, lahko povzroči propad neprecenljivih poslov.
Pomembno je biti odličen pri timskem delu, saj je to vloga, ki jo imajo zaposleni za podporo, vendar pa tudi sama deluje. Ostati na vrhu projektov in biti samozaposleni starter je bistvenega pomena, in to v prometnem okolju s stalnimi prekinitvami je obvezno. Dnevi so napolnjeni s klici, ljudje, ki potrebujejo pomoč, in pojavnimi nalogami, ki zahtevajo takojšnje rešitve, vendar še vedno obstajajo projekti, ki jih je treba dokončati.
Kateri sklopi spretnosti so dragoceni?
Poleg standardnih vsakodnevnih veščin, potrebnih za uspešno kariero pri upravni podporni dejavnosti, obstaja še veliko drugih veščin, ki jih lahko ločimo od paketa in jim damo prednost na višjih plačah, bolj nedosegljivih administrativnih delovnih mestih.
Biti dvojezični ali večjezični je fantastično znanje. Če poznate španščino, nemščino, kitajščino, indijo ali druge jezike, ki so običajni v nacionalnih ali mednarodnih podjetjih, lahko skrbnik postane izredno dragocen in tudi te vloge se pogosto plačujejo višje.
Nekatere druge potencialno dragocene veščine vključujejo poznavanje socialnih medijev, osnovno računovodstvo, usposobljenost za pisanje poročil in analiziranje podatkov ter delovno razumevanje zakonitosti in pogodb.
Navsezadnje bi morali upravni pomočniki poiskati delovna mesta na poklicnih področjih, ki jih zanimajo. Nekdo, ki ljubi pravo, bi moral delati v odvetniški pisarni, ker se bodo morali malo naučiti o stroki, ki bo tam učinkovito opravljala delo. Prav tako oseba, ki ne mara zdravil, ne sme delati v zdravniški pisarni. Bolj ko poznaš poslovanje na delovnem mestu, bolj so dragoceni kot pomočniki in višje bodo njihove možnosti za spodbujanje.
Kaj administrativni pomočniki zaslužijo?
Zaposlitve upravnega pomočnika se zelo razlikujejo, povišanje nadomestil pa je odvisno od obsega delovnih obveznosti, izkušenj in delovne dobe tistih, ki jim pomagajo. Torej, pomočnik administratorja za majhno pisarno bo zaslužil manj kot eno za visoko zaslužek, hitro delitev oglaševalske hiše, in oba bosta zaslužila manj kot izvršni upravni uslužbenec, ki dela izključno za CEO.
V skladu z Indeed.com, ko je povprečje plač, ponujenih v seznamih zaposlitev za oktober 2018, vstopni ravni admin pomočniki prejeli $13.05 na uro ali približno $28,000 letno. Po drugi strani Salary.com poroča, da izkušeni mladi administrativni pomočnik v povprečju zasluži $40,588, od septembra 2018. Na istem mestu je prikazana povprečna plača upravnega pomočnika generalnega direktorja kot $77,913, toda najvišje plače, vključno s paketi ugodnosti, so segale tako visoko kot $95,219.
Prihodnost upravnih pomočnikov
Tehnologija se hitro spreminja, zaradi česar so naša življenja bolj produktivna, organizirana in hitra kot kdajkoli prej. Morda bi bilo mogoče misliti, da to ogroža prihodnje administrativne pomočnike, vendar to ni tako. Pravzaprav jim na nek način daje še več priložnosti.
Danes so »virtualni pomočniki« vedno večja kariera. Sposobnost za delo na daljavo in za stike po telefonu in videu s svojimi delodajalci omogoča pomočnikom, da delajo za ljudi po vsem svetu. To je vedno večja poklicna priložnost za tiste, ki želijo delati od doma ali v tujini. Nekateri akterji neposredno delujejo za podjetja, nekateri so zaposleni pri tretjih osebah, mnogi pa so zdaj samozaposleni in delajo s krajšim delovnim časom za dva ali več delodajalcev na teden. Biti uspešen VA zahteva še večjo samozadostnost in skrbnost, saj delo na daljavo pomeni, da je treba ostati motiviran na lastno.
Tudi pri tradicionalnih uradih se upravnim pomočnikom ni treba bati - njihova delovna mesta bodo še naprej ključna za uspeh vsakega delovnega mesta. Kar se lahko spremeni, je raven računalniške usposobljenosti, ki naj bi jo imeli, saj se avtomatizacija in digitalna zanesljivost nenehno povečujeta, tako da bodo tisti, ki ostanejo pri trendih in tehnologijah, imeli prednost pred vrstniki.
