Ustvarjanje kontrol in ravnovesij je eden najboljših načinov za pomoč podjetju, da uspe. V poslovnem sistemu, ki uporablja preverjanja in ravnotežja, so vloge jasneje opredeljene. Ustvarjanje nadzora in ravnovesja vam omogoča izvajanje računovodskega sistema, ki spodbuja ločevanje dolžnosti. Izvajanje preverjanj in ravnotežij v vašem podjetju je ključnega pomena pri prepoznavanju notranjih in zunanjih krajev.
Kupite sistem računovodske programske opreme, če ga še nimate. Priljubljen računovodski program za mala podjetja je računovodska programska oprema Intuit QuickBooks. Vaš računovodski sistem mora biti sposoben hitro in natančno beležiti in analizirati podatke. Računovodska programska oprema mora biti preprosta in enostavna za uporabo, vendar se mora razširiti, ko se vaše podjetje širi.
Vzpostavite jasno opredeljene vloge zaposlenih. Najpomembnejša stvar, ki jo morate narediti, da ustvarite preverjanja in ravnotežja v vašem podjetju, je, da čim bolj ločite naloge. Oseba, ki je zadolžena za ravnanje z gotovino ali deluje na prodajnem mestu vašega podjetja, ne sme biti ista oseba, ki šteje in evidentira prodajo za ta dan.
Ločene terjatve za terjatve iz obveznosti do dobaviteljev. Ne želite, da bi oseba, odgovorna za prejemanje plačil za račune in storitve, opravljena, bila ista oseba, ki je odgovorna za plačevanje odhodnih računov in plačilnih list. Zaradi zamenljivosti dajatev in obveznosti do dobaviteljev lahko pride do resne zlorabe gotovine.
Prodajalcem nikoli ne bi smeli dovoliti, da upravljajo zaloge ali naročajo materiale od prodajalca. Izvajati preverjanja in ravnotežja, ki omogočajo, da je en zaposleni odgovoren za nakup materiala ali zalog in drugega zaposlenega, ki je odgovoren za vzdrževanje končnega inventarja na optimalni ravni.
Vzpostavite nadzor inventarja, ki bo zmanjšal tveganje kraje vašega podjetja. Vaša naprava na prodajnem mestu bi morala delovati v sozvočju z vašim računovodskim sistemom, da bi zagotovili točnost inventarnih številk. Prodajo, kar zadeva gotovino, je treba preprosto uskladiti z zalogami pri roki. Ustvarjanje ustreznih preverjanj in ravnotežij zmanjša izpostavljenost vašega podjetja do goljufij in drugih zlorab.
