Dokumenti za pogovorne točke navajajo ključna dejstva in ideje glede določene teme ali dogodka. Obširno se uporabljajo v odnosih z javnostmi in komunikacijah, dokumenti, ki govorijo, pomagajo tistim, ki so odgovorni za govor, da zagotovijo jasne, točne in dosledne informacije. Dokumenti za pogovorne točke se uporabljajo za doseganje informacij javnosti in odzivanje na javne poizvedbe med krizami. Z "enotnim nastopom" z uporabo skupnega govornega dokumenta lahko organizacija poveča učinkovitost svojega komunikacijskega programa.
Pisanje papirja za govorne točke
Preden začnete z delom na papirju za govorne točke, morate biti prepričani, da imate točne informacije. Poiščite tiste, ki so najbolj vpleteni. Na primer, če morate ustvariti govorna vprašanja glede proračunskega problema, neposredno govoriti z višjim izvršnim direktorjem in nadzorovati proračun. Ne zanašajte se na besedo. Vprašajte svojega izvora podrobna vprašanja in zahtevajte, da poskuša, da ne "spin" ali sugercoat podrobnosti. Bodite pozorni na podrobne opombe.
Papir z govornimi točkami bo sestavljen iz niza točk, vsak z enim ali več stavki. Ni potrebe po uvodu ali drugem besedilu. Naslov: "Informacije za javnost." Papir z govornimi točkami ne označite kot "zaupen". Ničesar ne skušate skriti, informacije o dokumentu, ki govori, pa za javnost.
Začnite z dejstvi: kdo, kaj, kje in kdaj. Postavite se v položaj osebe, ki nima znanja o vašem podjetju ali organizaciji, njeni zgodovini ali nedavnih dejavnostih. Vaša prva alineja bi morala preprosto navesti dejstva situacije. Na primer: "Podjetje X bo 1. julija zmanjšalo 30 odstotkov svoje domače delovne sile v obratih v Oregonu in Idahu." Te osnovne informacije so na voljo v govornih točkah, tako da tisti, ki posredujejo informacije, ne po naključju naredijo dejanske napake, kar povzroča zmedo.
V naslednjih nekaj krogih je treba zagotoviti podrobnejše informacije o postopku ali dejavnosti. Če se vaši pogovorni dokumenti odzivajo na negativni dogodek, delite pozitivne informacije, vendar ne poskušajte podcenjevati negativov. Mediji in javnost bodo želeli informacije o podrobnostih. Na primer: "Kakšen je postopek za obveščanje delavcev, ko bodo prenehali? Ali bo prišlo do odpravnine ali prekvalifikacije?" Poskusite predvideti ta vprašanja in pripraviti odgovore. Ne pozabite, da bodo besedilo, ki ga izberete za vsako od teh točk, ponovno uporabili tisti, ki bodo posredovali novice.
Končne točke v dokumentu govornih točk se morajo osredotočiti na bistveno sporočilo, ki ga želite, da vaš govornik odide. To bi lahko bilo ključno dejstvo, načrt ali vizija. Na primer: "Žalostni smo zaradi težav, ki jih poznamo, da se bodo družine zaradi te odločitve soočile, vendar upa, da bo gospodarsko okrevanje to kratkoročno zmanjšanje." V nobenem primeru ne vključujte v svoje govorne točke pisne točke, ki jih ne želite dati. Pogovorne točke niso zasebni dokumenti in jih lahko mediji preberejo.
Ko boste izpolnili dokument s pogovornimi točkami, se boste srečali s sodelujočimi in vodji v vaši organizaciji. Vključite kakršne koli povratne informacije in pripravite seznam prejemnikov, ki vključuje tiste, ki bodo verjetno morali govoriti ali deliti informacije z javnostmi. To lahko vključuje izvršilno oblast ali vodjo, sodelujočega v predstavništvu, predstavnike, ki sodelujejo pri komunikaciji v vaši organizaciji, in osebje z vlogami, ki vključujejo javnost.
Nasveti
-
Bodite pošteni in jasni. Naj bodo vaše točke kratke. Manj točk je boljše. Govorniki se lahko spomnijo le nekaj točk naenkrat.
Opozorilo
Nikoli ne dajte informacij v govorne točke, ki jih ne želite objaviti. Ne pretiravajte s pozitivnim.
