Kljub tehnološkemu napredku na področju elektronskih komunikacij so faksi še vedno pomemben način razširjanja dokumentov od leta 2015. Objave faksov imajo pomembno vlogo pri opozarjanju prejemnikov o tem, kdo mora dobiti faks in kaj je v njem.
Pošiljatelj in sprejemnik
Ena od glavnih funkcij naslovnice faksa je identificirati pošiljatelja in prejemnika dokumenta. Medtem ko so pokrivni listi neobvezni, lahko pomanjkanje osnovnih kontaktnih podatkov vodi do izgubljenih prenosov. Če nameravani prejemnik ne prevzame faksa, opozorilo »Prejemnik« na naslovnem listu pomaga, da dokument pride do prave osebe. Poleg tega lahko prejemnik faksa, ki prepozna ime pošiljatelja, dokument obravnava hitreje. Mnoga podjetja imajo obrazce za faksiranje, ki temeljijo na predlogah, njihova imena in logotipi pa so že natisnjeni na strani.
Podrobnosti dokumenta
Običajni naslovni strani za faks ima tudi razdelek za razlog pošiljanja faksa ali komentarje na ohišje dokumenta. Ta razdelek je uporaben, kadar pošiljatelj ima pomisleke, ali bo prenos resno obravnaval. Če podjetje na primer predloži predlog nenaročene ponudbe, lahko na naslovnici navedete korist za branje gradiva. Podrobnosti o dokumentih lahko prejemnika tudi opomnijo, da so poslane po faksu gradivo za predhodno razpravo ali dogovor.
Datum in številke strani
Datum pošiljanja in število poslanih strani sta prav tako običajna elementa na naslovnem listu. Oba sta pomembna za vodenje evidence in točnost. Datum na faksu omogoča pošiljatelju, da utemelji, da je izpolnil določen rok. Število strani v faksu je zelo pomembno za zaščito pred nepopolnimi prenosi. Na naslovnici lahko piše "5 strani, vključno s pokrivnim listom." To opozori prejemnika, da mora prenos vsebovati pet skupnih strani. Če kateri koli manjka, lahko prejemnik opozori pošiljatelja na nepopoln dokument.
Dodatne podrobnosti
Tudi naslovna stran faksa se uporablja za posredovanje zasebnosti in varnostnih razkritij z nekaterimi dokumenti. Vladne agencije, finančne institucije in pravne pisarne so med organizacijami, ki bi lahko imele izjavo o zaupnosti ali zasebnosti na naslovnici. Ta izjava opozori prejemnika na občutljivo naravo priloge in pomaga zagotavljati odgovornost pri varovanju zaupnih dokumentov. Faksi lahko pravno zavezujejo prejemnika do pogodbenih ali regulativnih zahtev. Nekatera podjetja uporabljajo fakse za pošiljanje dokumentov, podobnih memo, in vključujejo samo naslovnico s povzetkom ali kratkim sporočilom na eni strani.
