Pogodbene ponudbe so sestavni del postopka dodeljevanja zasebnih ali javnih naročil kvalificiranim družbam. Podjetja, agencije in posamezniki oglašujejo projekte, ki jih potrebujejo, tako da objavijo zahteve in odprejo postopek za oddajo ponudb. Izvajalci, ki lahko izpolnijo zahteve za zaposlitev, predložijo ponudbe, ki opisujejo, kako predlagajo dokončanje projekta in po kakšni ceni. Po poteku ponudbenega obdobja se pogodba dodeli najnižjemu ponudniku. Pogodbene ponudbe lahko zajemajo široko paleto storitev, vključno z gradbenimi delovnimi mesti, prodajalci, električnimi, vodovodnimi in javnimi projekti. Največji pogodbeni sektorji so v zveznih, državnih in lokalnih vladah, kjer je pogodbena ponudba običajno zahtevana z zakonom.
Funkcija
Naloga pogodbene ponudbe je zagotoviti postopek poštene pogodbe. Pogodbene ponudbe omogočajo vsem podjetjem, ki lahko izpolnjujejo zahteve družbe ali agencije, ponuditi pogodbo možnost, da poskusijo iztovoriti delo, ne da bi morali skrbeti za pristranskost ali nepoštene konkurenčne prakse. Pogodbene ponudbe omogočajo tudi nekomu, ki išče izvajalca, da opravi delo po najnižji možni ceni. To spodbuja konkurenco, ki je bistvena v odprtem tržnem gospodarstvu. V zvezi z državnimi in zveznimi pogodbami proces pomaga ohranjati oddajanje javnih naročil javnosti in prihraniti dolarje davkoplačevalcev.
Vrste
Pogodbene ponudbe so oblikovane tako, da izpolnjujejo zahteve treh osnovnih vrst ponudb za pogodbe. Nekatere pogodbene ponudbe so zapečatene, druge pa so odprte za revizijo. Tri vrste pogodbenih ponudb so: Vabila za ponudbe (IFP) so znane tudi kot zapečatene ponudbe in jih običajno uporabljajo podjetja ali agencije, ki iščejo dobavitelje ali gradbene storitve. Predlog IFP vsebuje specifikacije naročila, ponudniki pa morajo izpolnjevati te zahteve, da bi bili primerni za obravnavo. Te vrste pogodbenih ponudb so zapečatene takoj, ko so predložene, in jih ni mogoče spremeniti med postopkom ali po njem. Zaradi pomanjkanja pogajanj je to zelo konkurenčna oblika oddajanja naročil, v kateri imetnik pogodbe ohranja strog nadzor nad celotnim postopkom. Zahtevek za ponudbo (RFQ) je podoben skupini IFP, kjer so v predlogu podrobno opisane specifikacije pogodbe. Vendar pa se lahko s ponudnikom za naročila pogodbeni ponudniki srečajo s podjetjem ali agencijo, preden oddajo ponudbo za postavitev vprašanj ali razpravo o različnih vprašanjih. Te ponudbe so včasih odprte za revizijo in spremembe, potem ko so bile poslane. Zahteva za predlog (RFP) je predlog pogodbe, ki se običajno uporablja za specializirane storitve, kjer imetnik pogodbe težko oceni določen dolarski znesek. Družba ali agencija, ki ponuja pogodbo, daje splošno predstavo o storitvah, ki jih išče v svojem prvotnem predlogu. Ponudniki naročil se običajno morajo udeležiti sestankov pred dražbo, kjer se razpravlja o pogodbenih zahtevah in jih dodatno opredeli. Pogodbeni ponudnik predloži ponudbo, ki vsebuje specifikacije za projekt in določi znesek v dolarjih. Ponudbe za pogodbe za javna naročila so pogosto odprte za ponovna pogajanja med pogodbenim postopkom in po dodelitvi pogodbe.
Časovni okvir
Večina postopkov za oddajo ponudb vključuje časovni okvir, ki lahko traja nekaj tednov do nekaj mesecev. Običajni postopek zbiranja ponudb poteka na naslednji način: 1. Ponudba se javno objavi, običajno v časopisih ali na spletni strani. Predlogi se lahko objavijo za en teden ali do enega meseca. Predlog vsebuje specifikacije pogodbe in vsebuje navodila za pridobitev paketa predlogov. 2. Podjetja predložijo svoje predloge za javno naročilo. Včasih je potrebna predkonferenčna konferenca, kjer se lahko obe strani zberejo in razpravljajo o podrobnostih pogodbe. 3. Ponudbe se odprejo na vnaprej določen datum. Preberejo se in ponudba, ki najbližji izpolnjuje zahteve predloga po najnižji ceni, se dodeli pogodbi. Zmagovalni ponudnik se nato obvesti s pisnim obvestilom o oddaji naročila.
Premisleki
Obstaja veliko pomembnih stvari, ki jih je treba upoštevati pri sestavljanju kontaktne ponudbe. Prva stvar, ki jo je treba upoštevati, je, kako se profil podjetja ponudnika ujema s potrebami potencialnih strank. Na primer, večina zveznih in državnih vladnih agencij obravnava ponudbe, ki jih predložijo podjetja, ki so v lasti žensk ali manjšin pred drugimi ponudniki. Upoštevajo tudi družbe z veliko manjšinsko delovno silo in podjetja z geografskih območij, ki so bila določena kot območja gospodarskega razvoja. Druge stvari, ki jih je treba upoštevati pri oddaji ponudbe, so: oprema, ki jo je morda treba kupiti, ali vrednost amortizacije opreme, ki je že v lasti, plačilni roki, stroški dela, vključno s plačo, davki in ugodnostmi, režijski stroški, stroški vezave in dobička marže. Skoraj vse pogodbene paketne ponudbe morajo vsebovati te postavke, običajno v razčlenjeni ponudbeni listi. Druga oblika, ki je vključena v večino pogodbenih ponudb, je dodatno delo in dodelitev sprememb. V tej obliki mora ponudnik upoštevati, kaj se zgodi, če je potrebno dodatno delo za dokončanje projekta, ki ni bil podrobno opisan v prvotnem predlogu. Ponudnik mora izdelati načrt, ki bo podal grobo oceno stroškov in časa, če pride do takega dogodka ali če so nenadoma potrebne spremembe v zadnjem trenutku.
Opozorilo
V večini pogodbenih ponudb se naročniku dodeli najnižji ponudnik, ki pa prvič vstopi v postopek zbiranja ponudb, mnogi ponudniki pa pogosto napačno ponudijo pogodbo. To lahko povzroči, da podjetje izgubi denar ali da ne more izpolniti projektnih zahtev. Ponudniki morajo skrbno pretehtati, koliko jih bo pogodba stala v smislu delovne sile in zalog, pri tem pa še vedno upoštevala stopnjo dobička. Eden od načinov, kako se izogniti podcenitvi, je raziskati, koliko drugih podjetij zaračunavajo za opravljanje podobnih storitev. V primeru vladnih pogodb morajo agencije objavljati pretekle pogodbe, kar podjetjem omogoča, da vidijo, koliko drugih podjetij je ponudilo podobne pogodbe.
