Ne glede na to, ali se odzivate na prošnjo za ponudbo ali ponudite nenaročeni predlog za storitve, ne pozabite, kaj je ustanovitelj Kyocera, Kazuo Inamori, nekoč opazil: »Nobena stranka ne gre v trgovino samo zato, da bi zadovoljila skladiščnika.« Tudi ko morate zagotoviti veliko količina informacij o vaši zmožnosti servisiranja projekta, osredotočanje na potrebe stranke, navodila in vroče tipke. Na ta način bo ton, vsebina in organizacija vašega predloga ustrezna. Pokažite jasno razumevanje poslovanja stranke in poudarite prednosti uporabe storitev, da boste v svoj predlog pripravili prepričljiv udarec.
Priprava predpriprav
Načrtujte svojo vsebino. Če ni določena, vprašajte stranko, katere dejavnike bo upoštevala pri odločanju o nakupu, in nato ustrezno pripravite svoj predlog. Sprejmite vsaj razumevanje potreb stranke in kaj vas loči od konkurence v smislu usposabljanja, izkušenj, sposobnosti in odnosov. Obravnavajte tudi svoj pristop k reševanju potreb stranke, skupaj s tem, kako dolgo bo to trajalo in koliko bo to stalo.
Ustvarite oris, ki bo kasneje služil kot kazalo vsebine. Če se odzivate na uradno zahtevo za predlog, sledite njegovim posebnim navodilom. V nasprotnem primeru organizirajte svoje podatke iz tistega, kar je najpomembnejše za najmanj pomembno za stranko. Na primer, postavite povzetke proti začetku predloga za novo stranko ali proti koncu svojega predloga za ponavljajočega se kupca, ki že pozna vaše poverilnice.
Ustvarite matrico, ki vsakemu oddelku v orisu dodeli eno vrstico, in en stolpec za vsa področja, ki zadevajo stranko ali izbirna merila. V vsaki celici, ki izhaja, uveljavite vidike svojih kvalifikacij in pristopov, ki obravnavajo vroče gumbe strank. Uporabite to matrico, da ohranite svojo vsebino v skladu s potrebami vaših strank in vas opomni na točke, ki jih je treba poudariti v vsakem odseku.
Pisanje predlogov
Stresujte koristi strank dosledno v celotnem predlogu za storitve. Vedno začnite z odsekom, ki opisuje, kako bo stranka s pomočjo svojih storitev dobila tisto, kar želi ali želi, ali se izogniti temu, česar se boji ali ne.
Predložite dokaze v podporo trditvam, ki jih navedete v svojem predlogu. Na primer, utemeljite uspešne rezultate s podobnim delom s priporočilnimi črkami, brezplačnimi ponudbami ali kontaktnimi podatki zadovoljnih strank.
Sprejmite ustrezno obliko in ton. Včasih zadostuje formalno pismo, včasih pa je potreben daljši dokument z odseki z zavihki. Če ni določena, vprašajte stranko, kako želi prejemati vaše podatke, in če vam lahko posodi kopije preteklih zmagovalnih predlogov za pregled.
Ustvarite lahko berljiv material. Uporabite kratke, skladne stavke v odstavkih z največ 10 vrsticami. Uporabite velikost pisave 10- do 12-točkovne velikosti in svobodno vključite presledek med razdelki in odstavki. Uporabite naslove za pomoč uporabniku pri pregledovanju, skeniranju in lažjem iskanju informacij. Poudarite pomembne točke z grafiko in sliko ter krepko, poševno ali podčrtano besedilo.
Nasveti
-
Ko od stranke zahtevate, naj pojasni morebitna nejasna področja projekta ali predloge, uporabite priložnost, da pokažete svoje zanimanje za njegovo poslovanje in interese.
Ustvarite pregled vsebine svojih predlogov, da bi vašemu kupcu dali na voljo informacije o prihodnjih predlogih. Ta pregled predstavite v začetku svojega pisnega predloga ali spremnega pisma; v večjih predlogih ustvarite poglavje s povzetkom, ki sledi vašemu kazalu, pred vsemi drugimi razdelki.
Predloge so uporabne za preprečevanje ponovnega odkrivanja kolesa vsakič, ko napišete predlog za storitve.
Pred tiskanjem in pošiljanjem preverite svoj predlog za črkovalne in slovnične napake. Uporabite toliko oči, kot so na voljo; preprostih napak lahko zdrsnejo ljudje, ki so prebrali več različic predloga. Poiščite nove oči, če je mogoče.
