Nesreče se zgodijo. Včasih so rezultati manjši; nekatere nesreče, kot so razbitine vlaka ali ravnine, razlitja kemikalij ali drugih snovi ali eksplozije, lahko imajo drastične posledice. Po vsakem tako resnem incidentu ima javnost pravico vedeti, kaj se je zgodilo in kaj se dogaja, da se popravi, kar se je zgodilo. Oddelek za stike z javnostmi podjetja lahko medijem zagotovi začetno izjavo o zadržanju, v kateri so navedena osnovna dejstva o incidentu in ljudem pove, da se ukvarjate s situacijo. Izjava mora biti skrbno napisana v jasnem in jedrnatem jeziku.
Imenovati osebo, ki bo pripravila in / ali posredovala izjavo o pridržanju medijem. Običajno podjetja zaposlujejo osebje za odnose z javnostmi, ki obravnavajo te zadeve. Razumeti pa je treba, da bodo mediji morda morali slišati od dejanskih nosilcev odločanja v podjetju, kot je lastnik ali glavni izvršni direktor.
Začnite s svojo izjavo, tako da izrazite svojo skrb za vse žrtve in svoje sočutje do situacije.
Navedite osnovna dejstva incidenta. V skladu z SAE Communications, mora vaša izjava o zadržanju odgovoriti na osnovna vprašanja o tem, kaj se je zgodilo, kdo je bil vpleten, kdaj se je zgodilo, kje se je zgodilo in zakaj se je to zgodilo. Nobene od teh točk ne prekrivajte ali prezrite. Če obstajajo dejstva, ki še niso pripravljena za skupno rabo, lahko običajno razložite razlog za to; na primer, želite obvestiti družine žrtev, preden objavite njihova imena. Prav tako lahko zavrnete razpravo o vzroku incidenta podrobno, dokler se rezultati preiskave ne zaključijo.
V večini primerov resne nesreče ali incidenta podjetja ne delujejo sama, temveč sodelujejo s sodelavci in drugimi organizacijami, običajno povezanimi z vlado. Omemba teh agencij in vrsta vključenosti je pomembna novica, prav tako pa pomaga ublažiti strahove na splošno - večina ljudi je pomirjena, ker ve, da so v primeru izrednih dogodkov vključene agencije za ukrepanje ob nesrečah.
Za več informacij navedite časovni okvir, ko boste ponovno naslovili medije in kako lahko mediji stopijo v stik z organizacijo. Pojasnite, če in kdaj bo vodstvo podjetja, kot je CEO, na voljo za reševanje vprašanj in skrbi.
Opozorilo
Ne špekulirajte ali špekulirajte o tem, kaj ne poznate, in ne dodeljujte krivde. Jeseni leta 2014 je bil bolnik, okužen z ebolo, nepravilno izpuščen iz bolnišnice v Dallasu. V svojih zgodnjih izjavah je bolnišnica svoje medicinske sestre obtožila izpustitve; ko sta bili dve medicinski sestri, vključeni v pacientovo oskrbo, kasneje sami okuženi, je bolnišnica predlagala, da bi kršili protokol. Bolnišnica je te obtožbe umaknila pred dodatnimi informacijami, ki kažejo, da medicinske sestre niso storile nič narobe in da je medicinsko osebje dejansko odgovorno za napake, vendar je bil njegov ugled do takrat močno oslabljen.
