Pri upravljanju projekta je bistvo, kaj pomeni rezultat. "Rezultati" so vseobsegajoči izraz, ki se vedno sliši v poslu in bi bilo lahko misliti, da se nanaša na fizične izdelke, ki jih prejmemo, vendar je veliko bolj obsežen od tega.
Kaj so rezultati?
V bistvu so končni rezultati rezultat projekta. Obstaja pa nekaj vrst rezultatov: notranji in zunanji rezultati ter rezultati projekta in procesa.
Zunanji rezultati so storitve ali izdelki, ki jih stranka ali stranka vključi v podjetje. To je nekaj, kar vaše podjetje ustvarja za prodajo in ustvarja dohodek za podjetje.
Notranji rezultati so naloge in opravljeno delo v podjetju, ki ni usmerjeno k strankam, temveč zahteva uspešno poslovanje. Vplačevanje davkov, vodenje dokumentacije in vodenje računov veljajo za notranje. Notranji rezultati ne bodo nikoli presegli mize naročnika, lahko pa bodo izdelani za organe, kot je IRS ali organi za izdajanje dovoljenj. Še vedno so znotraj (notranje) vaše podjetje ali pa so potrebni za vodenje vašega podjetja.
Izsledki projekta in končni rezultati procesa spadajo v kategorijo zunanjih rezultatov, saj se nanašajo na delo, ki temelji na strankah.Rezultati projekta so rezultati, ki jih usmerjajo stranke; vse izdelke in storitve, ki jih je treba zagotoviti stranki kot rezultat projekta.
Po drugi strani pa so procesni rezultati vse delo, opravljeno za dokončanje projekta. Gre za dokumente, načrte, modele, kakršna koli pojasnila o obsegu in celo razčlenitvah delovne strukture, ki so ustvarjene za notranjo ekipo.
Razumevanje rezultatov projekta
Ko stranke ali stranke sodelujejo pri opravljanju storitev ali prodajajo izdelke, je rezultat, ki ga prejmejo, projektni rezultat. Lahko je fizični izdelek, lahko pa je tudi nekaj neoprijemljivega, kot je storitev, poročilo ali računalniška datoteka.
Na primer, ko letalski prevoznik sklene pogodbo z Boeingom, da bi zanje pripravil novo letalo, bodo določili, kaj zahtevajo od letala - od velikosti, do sedenja in oblikovanja. Letalo postane rezultat. In če podjetje ima notranjo konferenco in najame prepisovalca za snemanje in dokumentiranje dogodka, so tudi njihove transkripcijske datoteke končni.
Rezultati so lahko ustvarjalni izdelki, strojna oprema, programska oprema, dokumenti, oprema in druge storitve. Lahko so kratkoročna delovna mesta ali zelo kompleksni dolgoročni projekti.
Bolj ko so v pogodbah o projektih opredeljeni rezultati, bo postopek dostave lažji.
Določanje rezultatov projekta
Ni dovolj samo povedati, kaj je to, kar bo dostavljeno ob koncu projekta. Bistvenega pomena je, da so v pogodbi o rezultatih jasno določeni obseg, stroški in roki, tako da se obe strani strinjata, kaj se bo izvajalo, kdaj bo izvedeno in koliko.
Recimo, da naročate za prikaz nove spletne strani podjetja za vaše oblačilno podjetje. Več podrobnosti lahko zagotovite za tisto, kar potrebujete za spletno stran, bolj verjetno boste imeli rezultate, ki jih želite.
Zato bi moralo opisovanje rezultatov vsebovati seznam vseh vidikov, ki jih boste potrebovali na spletnem mestu:
- Dinamičen portal za e-poslovanje, kjer lahko uporabniki vidijo oblačila v več pogledih z možnostmi povečave.
- Stranke lahko kupujejo preko interneta s kreditnimi karticami, PayPal in Interac v več valutah.
- Vključevanje združevanja poštnih seznamov je na seznamu želja tržnega oddelka.
- Oddelek za izdelke želi, da je spletno mesto zlahka posodobljeno z novim izdelkom, vendar mora tudi prilagoditi inventar podjetja 24 ur na dan, 7 dni v tednu, tako da izdelki zaradi slabega sledenja podatkov niso preveč raztreseni ali neprodani.
Vsak od teh vidikov je lahko podrobno opisan v projektni pogodbi. O rezultatih procesa se bo projektna skupina odločila interno tako, da bo projekt hitro premaknila naprej, tako da bodo lahko izpolnjeni roki za zunanje rezultate.
V tem primeru je lahko več rezultatov. Prvi je lahko model izdelave spletne strani, drugi rezultat pa bo delujoča spletna stran ali žični okvir. Prvi rezultat bo potreben odobritev, preden bo mogoče ustvariti drugi rezultat, pri čemer bo treba v pogodbi določiti merila za sprejem rezultatov.
Koraki pri določanju rezultatov
Dve najpomembnejši besedi, ki ju je treba upoštevati pri določanju rezultatov, sta »specifični« in »merljivi«.
Specifičnosti so v fazi načrtovanja projekta, kjer bodo podrobnosti določene za to, kar mora biti rezultat; rezultat. Ko se podrobnosti potrdijo, lahko ugotovimo stroške in delo ter odobrimo proračun za stranko.
Mejniki so del "merljivega" vidika rezultatov, vendar so za notranjo uporabo - končni rezultati procesa - samo nekakšna kontrolna točka na poti do dokončanja projekta in sprostitve dela stranke.
Drugi vidik merljivega dela projektnih rezultatov je, da morajo izpolnjevati merila sprejemljivosti. V ta namen mora biti stranka jasna v tem, kaj potrebuje med pisanjem pogodbe, ali pa imajo malo koristi, če njihovi rezultati ne dosegajo tega, kar so si zamislili.
Osnove in mejniki
Ali delate na projektu, ki zahteva rezultate, ali se ukvarjate s prejemanjem rezultatov. Tako ali drugače projekt potrebuje izhodišča in mejnike za zagotovitev uspeha.
Osnovne vrednosti projektov so lahko izhodiščna vrednost, časovni okvir ali izhodiščna vrednost stroškov. Skupaj so izhodišča za merjenje uspešnosti in niso določena, dokler projektno načrtovanje ni končano. Biti morajo okvir za nadzor, ko se projekt začne izvajati.
Osnovna vrednost stroškov je pričakovani proračun. Področje uporabe zajema celoten obseg projekta in kakšna naj bi bila pričakovanja in izid. Urnik je časovni okvir za izvedbo in dostavo. Če se spremenijo podrobnosti projekta, je treba opozoriti, da je treba spremeniti osnovne črte.
Pri spremljanju natančnosti izhodišč so pomembni mejniki. Mejniki so naloge ali dosežki, ki po zaključku pomagajo pospešiti končne rezultate vsakega projekta. Mejniki so lahko veliki dosežki, kot je uokvirjanje v novem skladišču ali nekaj podobnega, kot je podpisana pogodba. Na splošno so mejniki notranja funkcija, sredstvo za spremljanje napredka, ki pomaga projektni skupini ostati na cilju za datume dokončanja.
Če so projektni mejniki zamujeni ali se izhodiščne točke spreminjajo, to pomeni, da končni rezultati morda ne bodo v skladu z rokom.
Upravljanje projektnih rezultatov
Področje uporabe lahko povzroči izničenje rezultatov, če se obseg projekta razširi po začetku. Da bi to omejili, bodite jasni glede rezultatov, ki so povezani z začetnim sporazumom o projektu, in po potrebi dodajte dodatni čas in proračun, če se dodajo novi rezultati. Bodite prepričani, da boste dobili odobritev vseh zainteresiranih strani v teh primerih.
Stranke in druge zainteresirane strani lahko izboljšajo uspeh projekta s svojim prispevkom o merilih sprejemljivosti. Bodite jasni glede nameravane končne uporabe rezultatov in njegovega namena, da zagotovite, da izpolnjujete potrebe in zahteve rezultatov.
Uporabite programsko opremo za vodenje projektov, da bodo vsi ostali na ciljni in posodobljeni o napredku projekta in koliko dela je treba še narediti za dokončanje projekta. To je lahko še posebej produktivno, če obstaja več kot en zunanji rezultat. Zagotoviti, da so procesi, roki in cilji izrecni in enostavni, ter prenesti naloge.
