Podjetja z zaposlenimi morajo zvezna vlada zahtevati, da odtegne zvezni dohodek, socialno varnost in dajatve Medicare iz plače vsakega zaposlenega. Podjetja morajo prav tako prispevati ali „ujemati“ zneske obdavčitve Medicare in socialnega zavarovanja na podlagi plač vsakega zaposlenega. Po ločitvi davka na izplačane plače od dejanskih plač zaposlenega se delavcu izda ček za znesek neto plače in odtegljaj davka na izplačane plače se deponira pri zveznem davčnem depozitarju. Poleg deponiranja davka na izplačane plače mora večina podjetij prav tako predložiti četrtletne izjave o davku na izplačane plače pri službi za notranje prihodke.
Določite zneske davka na izplačane plače, ki jih je treba zadržati iz vsake plače zaposlenih. Odvisno od višine plače, bo vsak delavec odgovoren za plačilo določenega dohodka, Medicare in socialnega davka, ki se določi z množenjem plač zaposlenih z davčno stopnjo, ki ustreza njihovi ravni dohodka. Dodatne informacije o davčnih razredih, cenah in zadržanjih so na voljo v publikaciji IRS 15, Navodila za delodajalske davke, ki je na voljo na spletni strani Službe za davek od dohodkov.
Odložite odtegljaje na izplačane plače s kvalificiranim zveznim davčnim depozitarjem. Depozite za izplačilo plač se lahko opravijo elektronsko prek elektronskega sistema za plačevanje davkov (EFTPS) ali s pošiljanjem ali dostavo plačila pooblaščeni banki z uporabo obrazca IRS 8109-B. Informacije o sistemih EFTPS in obrazci za vloge IRS se nahajajo na spletni strani IRS.
Popolna in datoteka "obrazec IRS 941, delodajalčeva četrtletna davčna napoved". Ta obrazec je za podjetja, ki morajo vsako leto plačati 1.000 $ ali več davka na zaposlitev. Večina podjetij bo spadala v to kategorijo. Podjetje z manj kot 1.000 dolarjev davka na delo lahko uporabi »obrazec IRS 944, letna davčna napoved delodajalca«. Obe obrazci zahtevata podatke o številu zaposlenih, ki jih vzdržuje vaše podjetje, in znesku zadržanih depozitov, ki jih je podjetje preseglo med letom ali četrtletjem.
Pripravite in vložite izjave W-2 v imenu vsakega zaposlenega ob koncu vsakega poslovnega leta ali pred 31. januarjem. Delodajalci morajo uporabiti »obrazec IRS W-2, Izjava o plači in davkih« za evidentiranje skupnih plač, izplačanih zaposlenemu in skupnih odtegljajev v teku leta. Kopijo tega obrazca je treba predložiti tako delavcu kot upravi socialne varnosti pred 31. januarjem.
