Za najenostavnejšo opredelitev upravljanja pogodb je naloga zagotavljanja, da vsak izvajalec opravi svoje delo v skladu s pogoji in določili, ki so zapisana v pogodbi. Nadzor nad ulovom odstopanj in neizpolnjenimi pogoji, kot se zgodi, pomeni, da je verjetno, da bo projekt ali oseba uspešna pri izvajanju pogodbe, da bi odpravila težave ali opustitve dolgo po tem, namesto kmalu po tem, ko so se zgodile. Velike sposobnosti upravljanja pogodb so neprecenljive v podjetjih, ki redno zaposlujejo izvajalce.
Kaj je pogodbeni postopek?
Pri ustvarjanju pogodbe se začne postopek s sedmimi koraki. Vseh sedem faz spada pod krovno pogodbo za upravljanje, upravljanje pogodb pa ne doseže popolnega vrenja, dokler ni približno petih korakov. Vodja pogodbe je lahko zaposlen, da nadzoruje pogodbo, in njihova vloga se začne takoj, ko se začne pogovor o pogodbi. Toda z veliko ekipo za nadzor nad pogodbo lahko vodja in administrator delata v tandemu skozi vseh sedem stopenj.
Prvi korak je poznavanje cilja pogodbe. Kakšna so tveganja in pričakovanja? Kakšne so potrebe in trajanje? Zakaj je pogodba potrebna?
Drugi korak je vse v zvezi z avtorizacijo pogodbe. Pravna ekipa bi morala biti na krovu, da bi zagotovila, da ne ostane dvoumnosti, ker lahko zaradi pomanjkanja jasnosti pogodba postane ranljiva zaradi neizpolnitve ali premajhne uspešnosti.
Tretji korak je, ko pride do pogajanj. Druga stranka prejme pogodbo in izkoristi priložnost, da izvede vsa vprašanja, ki jih imajo, ali odpravi vse, kar se jim zdi nerealno ali nepošteno. Da bi se izognili težkim pogodbenim pogajanjem, je pametno avtorju pogodbe po določeni komunikaciji razumeti pričakovanja druge stranke. Ko se začnejo pogajanja in pride do izmenjave daj / sprejme, se to imenuje »redlining« in lahko postane zapleteno, če ekipa ni na vrhu sprememb. Z uporabo programske opreme za upravljanje pogodb lahko to, kot tudi upravni nadzor, postane veliko lažji postopek. Obstaja nekaj ducat dobro priporočenih sistemov za upravljanje programske opreme, ki lahko olajšajo pogodbo, odvisno od vaših potreb.
Odobritev prihaja v četrtem koraku. Za večja podjetja lahko pride do revizijskega postopka ali sestanka uprave, ki je potreben za sklenitev pogodbe in pridobitev odobritve. Programska oprema za upravljanje lahko to poenostavi tako, da tisti, ki so pooblaščeni, da jo dajo v realnem času, odobrijo.
Korak pet je vse o podpisu črtkane črte. Izvajanje pogodbe pomeni pridobivanje podpisov in končnih sporazumov. Zmenki in priče se lahko zahtevajo. Pravno zavezujoči elektronski podpisi so v pomoč, kadar stranke niso v istem mestu ali državi. Skrbnik poskrbi, da je vsakdo v načrtu dokončati postopek izvajanja, preden pridejo roki za podpisovanje.
Po sprejetju in izvedbi pogodbe lahko pride do sprememb in popravkov, saj se projekti in naloge začnejo izvajati. Upravljanje z njimi je lahko del vloge skrbnika pogodbe in se lahko poenostavi s programi upravljanja pogodb. Biti v korak s spremembami in spremembami je šesta faza pogodbenega procesa.
Skrbnik pogodbe je zdaj v ospredju odgovornosti, saj prihaja sedma faza procesa sklepanja pogodb. Obstajati morajo mejniki, na katerih mora skrbnik spremljati napredek in uspeh pogodbenih storitev. Redne revizije pomenijo lovljenje pomanjkljivosti ali izkoriščanje priložnosti, ki bi se lahko pojavile na poti. Treba bi bilo določiti opomnike in opozorila za stvari, kot so faze podaljšanja in dokončanja, ki jih je treba sporočiti vsem upravam na višji ravni, ki morajo biti obveščene o pogodbenem napredku. Skrbnik in pogodbeni vodja morata biti komunikativna in proaktivna, da bi se izognili prenehanju veljavnosti ali končnim datumom brez dejanja.
Kaj so funkcije upravljanja pogodb?
Za to delo je veliko več, kot je to, kar se srečuje. Da bi bili odlični pri upravljanju pogodb, pomeni dobro delo z vodstvenimi delavci in osebjem na vseh ravneh. Biti odličen komunikator lahko pomeni pomoč pri ustvarjanju učinkovitejših pogodb in izpolnjevanju potreb in želja vseh. V ta namen bodo morale biti gladke pri povezovanju tako znotraj kot zunaj. To lahko zahteva sposobnost za delo s strankami na mednarodni ravni in skoraj zagotovo bo zahtevalo sodelovanje s pravnimi skupinami in skupinami za javna naročila.
Pogajalske spretnosti pogodbenega upravitelja ne bodo sporne. Za razumevanje cen, pogoje za izpolnitev in pogoje bodo uporabljali razumevanje in vpogled, hkrati pa nadzorni center dvorane, ki zagotavlja, da so vsi izpolnjeni, ko čas napreduje. Prav tako bodo samozavestni analizatorji tveganj, ki bodo lahko preverili, ali so spremembe ali popravki v nasprotju z najboljšimi interesi njihovega podjetja.
Upravitelji pogodb morajo biti dobri pri reševanju konfliktov, vendar jih morajo odkriti, preden se stopnjujejo. To lahko pomeni prizadevanje za oblikovanje jasnega jezika in pravil, ki bi se lahko uporabila za prihodnje pogodbe ali celo za sedanje, za reševanje ali izogibanje vprašanjem.
Potrebno je poročanje o napredku vodstvu in drugim pomembnim akterjem, tudi če stvari potekajo nemoteno, saj lahko na mnoge druge vidike podjetja vplivajo kakršni koli uspehi ali koleni v pogodbi.
Nazadnje bodo spremljali denarni tok, da bi zagotovili pravilno in v skladu s časovnimi roki izplačila in druga pogodbena plačila ter da jih bodo prejele ustrezne stranke.
Zaposlitev v administraciji pogodb
Pogodba o upravljanju je vse bolj obsežno področje, saj bi lahko Urad za statistiko dela med letoma 2016 in 2026 pokazal, da se lahko zaposlitvene možnosti povečajo za 10 odstotkov, kar je več kot v večini poklicnih poti. Glede na to, kolikšen je uspeh pri pogodbah, je to delo, ki zahteva višjo izobrazbo, najmanj pa diplomo in veliko pogodbeno povezanih izkušenj na delovnem mestu ali magisterij iz poslovne administracije s sorodnimi stopnjami na področju računovodstva, ekonomije in matematike. Pravne stopnje so pogosto tudi primerne za to kariero.
Industrije, ki zahtevajo upravljavce pogodb, so zelo razširjene. Gradnja je veliko področje za upravljanje in upravljanje pogodb, kandidati pa lahko poleg izobrazbe v arhitekturi ali podjetniški izobrazbi koristijo tudi poslovno izobrazbo. Šport je odličen oddelek za upravljanje pogodb, pri čemer morajo biti vsi, od prodajalcev hrane do igralcev, pod pogodbo. Vse vrste proizvodnih ali inženirskih podjetij bodo potrebovale stabilno roko s pogodbami. Izobraževalne ustanove, kot so šole in šole, se stalno ukvarjajo s pogodbami vseh vrst, prav tako kot vse vrste državnih podjetij. Strokovnjaki za človeške vire se redno ukvarjajo tudi z upravljanjem in upravljanjem pogodb.
Spretnosti Vsak pogodbeni administrator potrebuje
Pri oblikovanju pogodb lahko sodeluje pravna ekipa, vendar je skrbniška služba namenjena podpori vseh ravni pogodbenega procesa. Zato morajo imeti izjemno pisno in ustno znanje jezikov. Resničnost pogodb je, da lahko celo napačna vejica dramatično spremeni pomen črte, kar bi lahko z njo povzročilo resne povratne udarce. To pomeni, da morajo biti njihove spretnosti glede bralnega razumevanja vrhunske.
Previdnost skrbnika bo imela korist od skrbne pozornosti do podrobnosti - to je oseba, ki verjetno opazi napake v meniju restavracije. Opazujejo tudi kakovost dela in zlahka opazijo nedoslednosti.
Skrbnik pogodbe mora imeti tako dokazane vodstvene veščine, kot tudi soliden timski igralec. Te sposobnosti igranja in vodenja bodo dobro služile, ko pride čas za pripravo poročil, pogajanja med strankami in oddelki ter dokončanje nadzora nad izvajanjem pogodbe.
Če so to spretnosti, ki jih imate, in imate radi idejo o zahtevni karieri na rastočem področju, je lahko administrativna pogodba za vas kariera.
Urad za statistiko dela vključuje upravitelje pogodb pod okriljem upravljavcev upravnih storitev in navaja, da je srednji dohodek v teh administrativnih vlogah za leto 2017 znašal 94.020 $.
