Posamezniki in podjetja imajo različne možnosti, ko gre za opremo za arhiviranje. Nekatere možnosti ponujajo visoko stopnjo varnosti, medtem ko druge ponujajo veliko gostoto datotek. Količino prostora, občutljivost datotek in vašo izbiro fizičnih ali elektronskih zapisov vse vpliva na izbiro opreme za arhiviranje.
Oprema za fizično arhiviranje
Omarice za arhiviranje
The omara je pisarniška sponka. Standardni so štirje predali, ki omogočajo shranjevanje datotek s strani. Po Smeadu, podjetju za upravljanje z dokumenti, so omare za arhiviranje koristne, če želite, da je evidenca varna. Ker so te omare lahko zaklenjene, lahko podjetje omeji dostop do občutljivih datotek hkrati pa omogočajo zaposlenim in obiskovalcem vstop v sobo.
Od vseh možnosti za opremo za fizično arhiviranje so omare ponavadi Najdražja in imajo največ omejene zmogljivosti. Smead ugotavlja, da ima omarica s štirimi predali, ki zavzema območje vložitve 6 metrov in 24 metrov, približno 8.448 map.
Odpri police
Alternativa arhivskim omaricam je odprti regali. Enote so podobne odprtim knjižnim policam in so posebej zasnovane za višino in širino mape. Oblika omogoča uporabnikom preprost dostop do datotek in je lahko bodisi miruje ali bodite mobilni telefon če so na dno pritrjeni valjčki.
Odprte police prihranijo prostor in denar. Smead ugotavlja, da je običajno oprema za arhiviranje polic trikrat cenejši od arhivskih omaric. V primerjavi s kabinetom s štirimi predali, ima sedemstopenjski odprt sistem regalov 80 odstotkov več zmogljivosti. Mobilne police se lahko postavijo v večjo gostoto in ponujajo 405 odstotkov več zmogljivosti kot omare.
Nasveti
-
Poleg opreme za arhiviranje boste potrebovali tudi zaloge kot so mape datotek, nalepke in končni zavihki, ki omogočajo pravilno delovanje fizičnega sistema.
Oprema za digitalno arhiviranje
Zunanje naprave
Za shranjevanje datotek je priročno, da uporabljate notranji trdi disk računalnika, vendar lahko izgubite podatke, če je trdi disk poškodovan ali fizično poškodovan. Za zmanjšanje tega tveganja lahko uporabniki želijo varnostno kopirati podatke na zunanjo napravo. PC World priporoča varnostno kopiranje ključnih datotek zunanji trdi disk in uporabo a palec po potrebi prenesti datoteke.
Nasveti
-
Uporabniki lahko tudi varnostno kopirajo podatke v storitvi v oblaku, kot je Google Drive ali Dropbox, ki ne potrebuje dodatne opreme.
Strežniki
Podjetja, ki želijo imeti več strank dostop do istih podatkov, bodo morda želela vlagati v strežnik. Strežniki delujejo kot centralni repozitorij za datoteke mnogih uporabnikov. PC World ugotavlja, da lahko podjetja na strežniku gostijo večuporabniške aplikacije - kot so podatkovne baze in sistemi za načrtovanje virov podjetja. To omogoča veliko število posameznikov dostop iste datoteke. Podatke strežnika lahko varnostno kopirate v zunanjo napravo ali v oblak.
Fizični strežniki videti podobno visoko zmogljivemu osebnemu računalniku. Druga možnost je, da podjetja izberejo storitev gostovanja v oblaku - Spletne storitve Amazon, storitve Windows Azure in storitve v oblaku Rackspace so vse možnosti - ki ne zahtevajo fizičnega strežnika.
